Welche Unterlagen werden für den internationalen Versand gebraucht?

Wenn Sie international versenden, müssen Sie einige Papiere ausfüllen, um Ihre Waren durch den Zoll zu bringen. Vor allem für kleine Unternehmen und Start-ups, die bereits eine Million Dinge auf ihrer To-Do-Liste haben, kann dieser Papierkram frustrierend und zeitaufwändig erscheinen.

In diesem speziellen Leitfaden werden wir jedoch die wichtigsten Dokumente aufschlüsseln, die Sie wahrscheinlich benötigen, damit Ihre Sendung ihr Ziel ohne Verzögerung erreicht. Mit diesem Wissen können Sie mit der Planung beginnen, in welche internationalen Märkte Sie Ihr Geschäft als nächstes ausdehnen möchten!

Hier ist eine Liste der wichtigsten Dokumente, die diejenigen benötigen, die international versenden:

Handelsrechnung

Eine Handelsrechnung dient als Zollanmeldung für Waren, die über internationale Grenzen hinweg versandt werden. Es enthält eine umfassende Zusammenfassung der Sendung, einschließlich:

• Eine detaillierte Beschreibung des Inhalts
• Herkunftsland
• HS-Code der Waren
• Der Wert der Ware

Zusammen helfen diese Informationen den Zollbehörden, die fälligen Steuern und Abgaben zu berechnen. Die Handelsrechnung enthält die Incoterms der Sendung, die die Behörden darauf hinweisen, von wem sie diese Gebühren erheben sollen.  Geliefert verzollt (DDP) bedeutet beispielsweise, dass der Verkäufer die Verantwortung für alle Einfuhrsteuern und Zölle übernimmt, die beim Überschreiten der Grenzen fällig werden.

Eine Handelsrechnung ist eine rechtliche Notwendigkeit für den internationalen Handel und erfordert, dass der Wert der Produkte genau deklariert wird, damit die Zollgesetze eingehalten werden. Darüber hinaus fungiert es als Kaufvertrag zwischen dem Verkäufer (Versender) und dem Käufer (Empfänger).

Luftfrachtbrief

Ein Luftfrachtbrief ist der "Reisepass" einer Sendung, der den Zollbehörden wichtige Details mitteilt, darunter:

• Name des Versenders (Unternehmen oder Privatperson), Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse
• Name, Adresse und Telefonnummer des Empfängers
• Eine Beschreibung des Inhalts der Sendung, einschließlich Gewicht, Abmessungen und Wert
• Für den Fall, dass die Sendung für einen Warenverkauf bestimmt ist, kann der Versender aufgefordert werden, eine Steueridentifikationsnummer des Absenders/Empfängers anzugeben
• Ob es sich um eine "Duty & Taxes Paid" handelt, was bedeutet, dass der Versender die vollen Kosten der Sendung trägt, oder um "Customs & Taxes Unpaid", bei der alle im Bestimmungsland anfallenden Zölle und Steuern vom Empfänger getragen werden

Dem Frachtbrief liegt in der Regel die Handelsrechnung bei, die als Beleg für den auf dem Frachtbrief angegebenen Warenwert dient. Wenn die Werte nicht übereinstimmen, kann die Sendung beim Zoll aufgehalten werden.

Der Frachtbrief wird an der Außenseite der Sendung angebracht, so dass jeder, der damit umgeht, einfachen Zugriff auf die Informationen hat. Frachtbriefe enthalten eine Tracking-ID, was bedeutet, dass die Sendung in Echtzeit überwacht werden kann.

Ursprungszeugnis

Wie der Name schon sagt, verifiziert ein Ursprungszeugnis die Staatsangehörigkeit einer Sendung gegenüber den Zollbehörden. Sie deklariert, wo die Ware hergestellt wurde – zum Beispiel "Made in China".

Sie können ein Ursprungszeugnis bei Ihrer örtlichen Handelskammer beantragen, die es abstempelt und genehmigt (sofern die Waren überprüfbar sind).

Es gibt zwei Arten von Ursprungszeugnissen:

• Präferenzursprungszeugnis – dies zeigt dem Zoll an, dass zwischen dem Land des Versenders und dem Bestimmungsland ein Freihandelsabkommen geschlossen wurde und die Waren somit für ermäßigte Steuern und Abgaben in Frage kommen.
• Nicht-präferenzielles Ursprungszeugnis – dies bedeutet, dass die Waren aufgrund fehlender Handelsabkommen nicht für ermäßigte Zölle in Frage kommen.

Nicht alle Länder verlangen ein Ursprungszeugnis für Importe, daher müssen Sie sich bei den örtlichen Hafenbehörden erkundigen.

Export- und Importlizenzen 

Jedes Land wird seine eigene Liste von verbotenen Gegenständen haben, um die Waren, die seine Grenzen überschreiten, zu regulieren. Manchmal geht es darum, die heimische Industrie vor ausländischer Konkurrenz zu schützen, aber auch aus Sicherheitsgründen – etwa um den Import und Export gefährlicher Chemikalien und Medikamente zu überwachen.

Unternehmen, die solche Waren importieren und exportieren möchten, müssen spezielle Lizenzen aus dem Herkunfts- und Bestimmungsland beantragen. Jedes Land hat eigene Anforderungen und Regeln, und Sie müssen für jede einzelne Sendung eine Lizenz vorlegen.

Packliste exportieren

In diesem Dokument sind alle Waren innerhalb der Sendung aufgeführt. Es enthält wichtige Informationen wie die Gesamtzahl der Packstücke, deren Volumen, Gewicht und Beschreibung.

Nicht alle Länder verlangen eine Export-Packliste, aber sie sind eine gute Praxis, um einen einfacheren Import-/Exportprozess für alle am Versand beteiligten Parteien zu ermöglichen. Der Spediteur ermittelt damit beispielsweise die Frachtkosten, während der Empfänger damit die Produkte nach Erhalt zählen kann.

Die Informationen auf der Export-Packliste sollten mit denen auf der Handelsrechnung und dem Luftfrachtbrief übereinstimmen, um die Einhaltung der Vorschriften zu gewährleisten. Es sollte an der Außenseite des Pakets angebracht werden, mit einer Kopie im Inneren.

Versicherungsausweis

Manchmal kann etwas schief gehen, weshalb Sie eine Versandversicherung benötigen. Ein Versicherungsnachweis ist ein Versicherungsnachweis für den Fall, dass Ihre Sendung verloren geht oder beschädigt wird. Es stellt sicher, dass Ihr Unternehmen abgedeckt ist, und gibt dem Käufer die Gewissheit, dass er für alle Waren entschädigt wird, die nicht ersetzt werden können.

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