Bộ dụng cụ phẫu thuật là tài sản dùng chung, giá trị cao, cần quay về một cơ sở trung tâm để khử trùng và kiểm tra sau mỗi lần sử dụng. Chặng thu hồi càng nhanh, nhà cung cấp càng bớt phải duy trì lượng bộ dụng cụ dự phòng tốn kém.
Điểm chính
- Tối ưu vòng quay tài sản: Quy trình logistics thu hồi hiệu quả giúp khai thác tốt hơn các bộ dụng cụ giá trị cao và giải phóng nguồn vốn đang bị "giam" trong thiết bị nằm không.
- Kiểm soát truy xuất nguồn gốc: Theo dõi chính xác từng mã định danh giúp giảm rủi ro thất lạc thiết bị y tế khi qua cửa khẩu.
- Giao hàng theo khung giờ cam kết: Các khung giao hàng sáng sớm giúp bộ dụng cụ về kịp những ca phẫu thuật đã lên lịch.
- Hỗ trợ thủ tục hải quan: Rà soát giấy phép trước khi gửi hàng giúp giảm chậm trễ phát sinh tại các điểm kiểm tra.
Chỉ cần thiếu một dụng cụ, cả bộ coi như không thể sử dụng. Toàn bộ phần cấy ghép, khay và hộp đựng phải chờ cho đến khi món bị thiếu được tìm thấy, khử trùng và đưa trở lại vòng quay. Một quy trình logistics khép kín, được thiết kế bài bản, sẽ giúp các bộ dụng cụ giá trị cao luôn vận hành trơn tru và giữ vững mối quan hệ với bệnh viện.
Vì sao bộ dụng cụ phẫu thuật cho mượn khó theo dõi?
Mỗi bộ dụng cụ cho mượn gồm dụng cụ phẫu thuật tái sử dụng, phần cấy ghép và hộp đựng chuyên dụng, liên tục luân chuyển giữa nhà cung cấp và bệnh viện. Chỉ cần thất lạc một món có số sê-ri, cả bộ có thể không đủ điều kiện dùng cho ca mổ kế tiếp. Với số lượng thành phần lớn như vậy, việc nắm được vị trí từng món ở mọi chặng vận chuyển là yêu cầu bắt buộc, không phải một lựa chọn.
DHL Express giám sát từng lô hàng khi đi qua các cửa khẩu quốc tế để kiểm tra tính đầy đủ và nguyên vẹn của các thành phần. Sử dụng các công cụ theo dõi như My Global Trade Services (MyGTS) và MyDHL+ giúp giảm rủi ro bộ dụng cụ về đến bệnh viện trong tình trạng thiếu món, bởi chỉ một bộ không đầy đủ cũng đủ làm xáo trộn cả lịch phòng mổ.
Thiệt hại thực sự khi một bộ dụng cụ thiếu món
Việc chậm thay thế một bộ phận làm phát sinh thêm chi phí hành chính cho cả nhà cung cấp lẫn bệnh viện. Trong thời gian chờ đợi, toàn bộ bộ dụng cụ phải ngừng luân chuyển, nghĩa là một tài sản giá trị cao không tạo ra doanh thu.
Nếu doanh nghiệp cung cấp thiết bị cho bệnh viện tại các thị trường trọng điểm trong khu vực như Singapore, Nhật Bản hay Hàn Quốc, cần lưu ý rằng mỗi thị trường có quy định riêng về xử lý hàng y tế. Hệ thống mua sắm của bệnh viện tại những nơi này cũng kiểm soát chặt chẽ quy trình giao nhận. Dữ liệu định lượng tại chỗ vẫn còn hạn chế, nhưng các nghiên cứu về logistics lâm sàng cho thấy việc trả về bộ dụng cụ không đầy đủ là nguyên nhân hàng đầu khiến bộ dụng cụ bị "đóng băng" chờ xử lý, kéo theo dời lịch mổ và các khoản phạt hợp đồng đáng kể.
Ba thói quen giữ mọi bộ dụng cụ trong tầm kiểm soát
Ba bước sau giúp phát hiện vấn đề trước khi một bộ dụng cụ rời kho:
Kiểm đếm thành phần:
Mở kiểm từng hộp dụng cụ ngay khi nhận lại từ bệnh viện.
Lập hồ sơ điện tử:
Tải danh mục chi tiết lên MyDHL+ trước khi nhân viên chuyển phát tiếp nhận hàng tại khu vực xuất hàng.
Theo dõi chủ động:
Thiết lập cảnh báo theo từng mốc để nắm chính xác các khay giá trị cao đang ở đâu trong hành trình.
Yêu cầu của thị trường trong nước cũng là một phần không thể bỏ qua. Doanh nghiệp cần đối chiếu quy trình xử lý với Nghị định số 98/2021/NĐ-CP về quản lý trang thiết bị y tế, để hồ sơ và cách vận hành khớp với quy định của Việt Nam về truy xuất nguồn gốc và tính toàn vẹn của thiết bị.
Tuân thủ quy định UDI giúp bảo vệ tồn kho tại bệnh viện ra sao?
Hầu hết bệnh viện áp dụng quy tắc truy xuất nguồn gốc rất nghiêm ngặt để bảo đảm an toàn người bệnh. Tùy theo từng thị trường và từng nhóm sản phẩm, thiết bị có thể phải mang mã định danh quét được (UDI) để vượt qua khâu kiểm tra mà không gây sai lệch hồ sơ về sau. Điều này đồng nghĩa chứng từ vận chuyển phải khớp chính xác với mã vạch thực tế in trên thiết bị, bởi chỉ một sai lệch nhỏ cũng có thể khiến cả lô hàng bị giữ lại để xác minh.
Dịch vụ thông quan cho lô hàng đặc thù của DHL Express rà soát giấy phép ngay trước khi lô hàng lên đường, nhờ đó hàng đi qua các điểm kiểm tra với ít lần bị giữ lại hơn. Tuy vậy, trách nhiệm tuân thủ cuối cùng vẫn thuộc về doanh nghiệp sở hữu lô hàng.
Quy định thực tế yêu cầu những gì?
Cơ quan quản lý tại Việt Nam cũng như tại các nước nhập khẩu đều đặt ra quy tắc bắt buộc về theo dõi và ghi nhãn đối với tài sản phẫu thuật tái sử dụng. Tại Việt Nam, Bộ Y tế đã thiết lập khung pháp lý về truy xuất nguồn gốc cho thiết bị y tế nhập khẩu theo Nghị định số 98/2021/NĐ-CP. Vì vậy, chứng từ của lô hàng phải khớp với mã định danh thiết bị để tránh bị hải quan giữ lại kiểm tra.
Về thuế, ngưỡng miễn thuế 1.000.000 VNĐ đối với hàng nhập khẩu gửi qua dịch vụ chuyển phát nhanh đã được bãi bỏ từ ngày 18 tháng 2 năm 2025 theo Quyết định số 01/2025/QĐ-TTg. Hàng nhập khẩu hiện chịu thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng theo quy định, không phụ thuộc vào trị giá lô hàng. Riêng với trang thiết bị y tế, các yêu cầu về giấy phép và hồ sơ nhập khẩu được áp dụng theo quy định chuyên ngành, không gắn với ngưỡng trị giá. Thông tin chi tiết được cập nhật trên trang thông tin của cơ quan hải quan Việt Nam. Nắm rõ quy định này giúp doanh nghiệp chủ động lựa chọn phương thức Duty Tax Paid (Đã trả thuế và lệ phí) để khâu giao hàng diễn ra suôn sẻ hơn, không phát sinh vướng mắc thanh toán tại cửa khẩu.
So sánh các công cụ theo dõi
Mỗi công cụ phụ trách một khâu khác nhau trong hành trình của thiết bị, từ bản thân sản phẩm đến lô hàng chứa nó:
Phương pháp theo dõi | Lợi ích chính | Trọng tâm |
|---|---|---|
Mã vạch UDI | Giảm lỗi quét tại bệnh viện | Tuân thủ an toàn người bệnh |
Xác minh qua MyGTS | Giảm vướng mắc tại cửa khẩu | Sẵn sàng chứng từ hải quan |
Theo dõi theo thời gian thực | Không bỏ trống thông tin vị trí hàng | Quản lý tiến độ vận chuyển |
Làm sao khử trùng và đưa bộ dụng cụ trở lại vòng quay nhanh nhất?
Để duy trì vòng quay tài sản hiệu quả, doanh nghiệp cần một quy trình thu hồi thiết bị được kích hoạt ngay sau ca mổ. Ở nhiều doanh nghiệp, dụng cụ đã qua sử dụng được chuyển về các trung tâm tập trung để khử trùng và chuẩn bị cho lượt sử dụng kế tiếp. Mỗi lần vòng quay này bị chậm lại, doanh nghiệp buộc phải cân nhắc đầu tư thêm bộ dụng cụ mới chỉ để bù vào khoảng trống tạm thời, một khoản chi phí có thể tránh được.
DHL Express hỗ trợ chặng thu hồi như thế nào?
Khi cần sắp xếp trả thiết bị đã qua sử dụng, DHL Medical Express có thể xử lý các lô hàng thuộc nhóm Chất sinh học UN3373. Dịch vụ nhận và giao hàng riêng theo yêu cầu giúp rút ngắn thời gian thu hồi. Cả hai dịch vụ đều tùy theo thỏa thuận hợp đồng và chỉ triển khai tại một số thị trường nhất định, nhưng khi kết hợp cùng nhau, chúng giúp giữ lịch quay vòng của bộ dụng cụ luôn chặt chẽ.
Theo tiêu chuẩn phổ biến của ngành y tế, chu kỳ khử trùng đối với các bộ dụng cụ cho mượn phức tạp thường cần hoàn tất trong khoảng 24 đến 48 giờ. Khớp thời điểm thu hồi với lịch phòng mổ giúp bộ phận vận hành tính toán công suất khử trùng chính xác hơn nhiều, tránh tình trạng dồn ứ vào giờ cao điểm.
Chọn khung giờ giao hàng khớp với lịch mổ
Lựa chọn dịch vụ theo đúng thời điểm danh sách mổ bắt đầu:
- DHL Express 9:00: Phù hợp nhất cho giao hàng sáng sớm tại một số thị trường, khớp với lịch mổ buổi sáng.
- DHL Express 12:00: Giao hàng giữa ngày, phục vụ các khung mổ buổi chiều.
- Giao hàng vào Thứ Bảy: Cho phép vận chuyển bộ dụng cụ vào cuối tuần, sẵn sàng cho các ca mổ sáng thứ Hai.
Hoàn thiện vòng logistics khép kín cho bộ dụng cụ phẫu thuật
Quản lý tốt các bộ dụng cụ cho mượn cần hội đủ ba yếu tố: phối hợp chặt chẽ, theo dõi chính xác và thu hồi thiết bị nhanh chóng. DHL Express hỗ trợ toàn bộ quy trình này thông qua các công cụ theo dõi như MyGTS và MyDHL+, các khung giờ giao hàng cam kết để doanh nghiệp chọn phương án phù hợp với lịch phòng mổ, cùng dịch vụ xử lý chuyên biệt cho hàng y tế.
Liên hệ với DHL Express ngay hôm nay để xây dựng quy trình logistics khép kín cho bộ dụng cụ y tế cho mượn của doanh nghiệp bạn.
Câu hỏi thường gặp
Cơ quan hải quan sử dụng dữ liệu Mã định danh Thiết bị Y tế Duy nhất (UDI) cùng các thông tin truy xuất tương tự để đối chiếu nội dung lô hàng với giấy phép nhập khẩu. Chứng từ chuẩn xác ngay từ đầu giúp giảm các vòng trao đổi qua lại, vốn là nguyên nhân chính gây chậm trễ ở khâu kiểm tra.
DHL Express cung cấp các tùy chọn giao hàng theo khung giờ cam kết như DHL Express 9:00 và DHL Express 12:00, giúp doanh nghiệp chọn thời điểm giao hàng phù hợp với lịch mổ. Giao hàng vào Thứ Bảy bổ sung phương án vận chuyển bộ dụng cụ vào cuối tuần, hỗ trợ các ca mổ sáng thứ Hai.
Nhà cung cấp có thể gửi dụng cụ đã qua sử dụng qua DHL Medical Express theo tiêu chuẩn Chất sinh học UN3373, tùy theo thỏa thuận hợp đồng tại từng thị trường. Kết hợp cùng dịch vụ nhận và giao hàng riêng theo yêu cầu, cả chu kỳ trả hàng tiếp tục vận hành trơn tru thay vì bị đình trệ ngay tại điểm thu gom.
Doanh nghiệp luôn chịu trách nhiệm về tình trạng tuân thủ và các kết quả pháp lý liên quan đến lô hàng của mình, bất kể lựa chọn đơn vị vận chuyển nào. DHL Express hỗ trợ khâu chuẩn bị chứng từ bằng cách rà soát giấy phép trước khi hàng khởi hành, nhưng quyết định pháp lý cuối cùng thuộc về cơ quan hải quan tại nước đến.
Share
