Guide de facturation commerciale pour l’expédition internationale

Chaque jour, des milliers de PME et d’entreprises de toutes tailles, que ce soit au Maroc ou ailleurs dans le monde, comptent sur DHL Express pour livrer leurs expéditions à leurs clients finaux à travers le monde de manière rapide et efficace. Mais vous pourriez être surpris d’apprendre quel est l’un des plus grands obstacles à cela. Ce ne sont pas les fermetures de frontières, les pénuries de main-d’œuvre ou même la météo ; Ce sont de mauvaises données.

Les entreprises effectuant des expéditions transfrontalières avec DHL Express Morocco sont tenues de fournir électroniquement les informations sur les factures commerciales. Mais des données incomplètes et inexactes, comme la description des marchandises, peuvent causer de gros problèmes. Cela signifie que votre expédition risque d’être retardée par les autorités douanières jusqu’à ce que le problème soit résolu, ce qui, bien sûr, aura un effet domino sur vos clients finaux, qui pourraient recevoir leurs marchandises en retard.

En fait, la « bonne qualité des données » est si importante que nous en avons fait un conseil clé à mettre en avant pour toute entreprise expédiant à l’international avec DHL Express.

Qu’est-ce qu’une facture commerciale ?

Une facture commerciale fournit des informations détaillées sur les marchandises expédiées à travers les frontières internationales. Il contient des informations complètes sur la transaction commerciale internationale, telles que :

• Noms, adresses et coordonnées de l’expéditeur/exportateur et du destinataire/importateur
  
• Numéro d’identification, le cas
  
• Description des marchandises
  
• Code du Système Harmonisé (HS), de préférence le Code de classification tarifaire complet
  
• Pays d’origine
  
• Valeurs & Monnaie
  
• Poids et quantité
  
• Incotermes
  
• Raison de l’exportation

Les informations de la facture commerciale sont utilisées par le courtier en douane pour préparer la déclaration douanière aux autorités, qui peuvent ensuite déterminer si les marchandises peuvent entrer et sortir du pays (c’est-à-dire si elles sont sûres, légales et conformes ?) Ces informations permettent également aux autorités douanières de calculer les taxes et droits dûs.

Alors, que signifie une bonne qualité des données en pratique ?

Il est important de garantir des données électroniques complètes et précises sur la facture commerciale. Parmi d’autres, ce sont trois points auxquels il faut prêter une attention particulière.

1. La description des marchandises compte vraiment

Un des objectifs clés de la description des marchandises est d’aider les autorités douanières à identifier les marchandises interdites/restreintes, ainsi qu’à effectuer un profilage précis des risques pour des raisons de sécurité et de sûreté. Cependant, de nombreux expéditeurs ne fournissent pas assez de détails à cette étape. Par exemple, mettre « échantillons » ou « pièces » n’est pas une description de marchandises adéquate. Au Maroc, un fournisseur automobile à Tanger exportant vers l’Espagne devrait spécifier « plaquettes de frein en acier pour véhicules particuliers » au lieu de simplement « pièces automobiles » sur les documents d’expédition au port de Tanger-Méditerranée afin d’éviter des retards douaniers ou des inspections.

Dans de tels cas, DHL peut arrêter l’expédition et appeler le destinataire/importateur des marchandises afin de demander des clarifications supplémentaires, ce qui pourrait retarder l’envoi de bout en bout et l’expérience de votre client final.

Une description claire, précise et détaillée de chacun des articles expédiés est nécessaire pour un dédouanement rapide, comme le montre l’exemple ci-dessous. En plus des descriptions des marchandises, les expéditeurs doivent également fournir le code de classification tarifaire correspondant. L’outil MyGTS (My Global Trade Services) de DHL peut aider les expéditeurs à identifier les options potentielles pour les codes tarifaires d’exportation et d’importation de leurs marchandises.

2. Valeur des marchandises : soyez honnête et précis, sous peine de risques de retards à la douane

Sur la facture commerciale, il vous sera demandé de déclarer la véritable valeur de chacun des biens expédiés – il s’agit généralement du prix effectivement payé par l’acheteur au vendeur des marchandises (ainsi que la devise), conformément aux règles d’évaluation douanière de l’OMC . Les autorités douanières utilisent cette valeur pour calculer les droits et taxes dûs.

Certains expéditeurs sont tentés de sous-évaluer les biens, ce qui est illégal et peut entraîner de graves conséquences. Par exemple, les autorités peuvent retenir l’expédition et vous demander une preuve de la valeur des marchandises que vous avez déclarée, et demander le paiement des droits et taxes supplémentaires dus (ainsi que d’éventuelles amendes et pénalités). Ils peuvent même contacter le destinataire – c’est-à-dire votre client final – pour obtenir ces informations, ce qui nuira à leur expérience avec votre entreprise.

De plus, les autorités de certains pays peuvent faire monter la situation de sous-évaluation jusqu’à un cas d'« évasion fiscale », qui constitue une infraction grave, entraînant amendes, sanctions et conséquences juridiques. Pour cette raison, il est important d’être toujours totalement transparent sur la valeur des marchandises fournie dans la facture commerciale, ainsi que sur les éléments de coût supplémentaires, le cas applicables, qui font partie de la valeur douane, par exemple l’assurance, le fret et d’autres coûts.

3. Garantir le respect des réglementations

Les exigences réglementaires des autorités douanières varient d’un pays à l’autre, ce qui peut complexifier les expéditions transfrontalières, en particulier vers plusieurs destinations. Avant d’expédier à l’international, il est essentiel que l’expéditeur effectue ses propres recherches afin de connaître les principales exigences d’exportation du pays d’origine, les exigences d’importation du pays de destination, et/ou demander un avis réglementaire auprès de ses propres conseillers fiscaux/juridiques. Par exemple, au Maroc, un exportateur d’huile d’argan à Agadir envoyant vers l’Allemagne doit vérifier à la fois les réglementations marocaines sur l’exportation et les règles européennes d’importation cosmétiques, s’assurer que la facture commerciale indique correctement les détails du produit, l’origine et les codes HS afin d’éviter les retards douaniers au port de Tanger-Med.

L’un des outils que les expéditeurs peuvent utiliser est MyGTS (My Global Trade Services) de DHL. Cette plateforme gratuite et conviviale est conçue pour aider les PME à naviguer dans la réglementation maritime internationale – y compris des exemples des exigences d’importation et d’exportation d’un pays qui pourraient s’appliquer.

Fournir des informations complètes et précises sur la facture commerciale est un élément essentiel pour assurer un dédouanement fluide et une expérience positive pour votre ou vos clients finaux.

Comment remplir une facture commerciale : guide étape par étape

Une facture commerciale complète et précise est essentielle pour un dédouanement rapide. Les directives clients de DHL Express Global Customs vous conseilleront à chaque étape du formulaire afin de garantir que les données que vous soumettez sont claires, exactes et complètes.

En suivant ces consignes, vous pouvez éviter des problèmes potentiels dus à des données erronées ou manquantes, par exemple :

• Retards de dédouanement et expéditions retenues en stockage sous caution
  
• Contact du service client inutile pour demander des informations manquantes
  
• Les livraisons étaient arrêtées, retournées, potentiellement confisquées ou même sanctionnées par les autorités
  

DHL Express Marocco fait tout son possible pour garantir que les informations provenant de sources externes soient exactes au moment de la publication. Cependant, les informations provenant d’agences extérieures peuvent changer sans préavis. Veuillez lire notre avertissement ici.