WELCHE DOKUMENTE BRAUCHST DU FÜR DEN INTERNATIONALEN VERSAND?

Dieser Leitfaden zeigt dir, welche Zolldokumente du brauchst und worauf es in der Schweiz besonders ankommt.

HANDELSRECHNUNG

Die Handelsrechnung ist das wichtigste Dokument im internationalen Versand. Sie liefert detaillierte Angaben zur versendeten Ware, die der Zoll und dein Zolldeklarant für die Zollanmeldung verwenden.

Eine vollständige Handelsrechnung enthält unter anderem:

• Name, Adresse und Kontaktdaten von Absender/Exporteur und Empfänger/Importeur
• Identifikationsnummer, falls vorhanden
• Warenbeschreibung
• Die Zolltarifnummer der Ware (Harmonized-System-Code, idealerweise die vollständige Tarifnummer)
• Ursprungsland
• Wert und Währung
• Gewicht und Menge
• Incoterms

Die Angaben aus der Handelsrechnung nutzt der Zolldeklarant, um die Zollanmeldung für die Behörden vorzubereiten. Die Behörden entscheiden dann, ob die Ware ein- oder ausgeführt werden darf, also ob sie sicher, legal und konform ist. Auf dieser Basis berechnen sie auch die fälligen Abgaben und die Einfuhrsteuer.

Wichtig: Der Warenwert muss korrekt deklariert werden, gemäss den Regeln des WTO-Übereinkommens zur Zollwertermittlung. In der Schweiz wird die Einfuhrsteuer (MWST) durch das Bundesamt für Zoll und Grenzsicherheit (BAZG) erhoben. Eine zu tief angesetzte Rechnung führt nicht zu weniger Aufwand, sondern zu Rückfragen, Verzögerungen und im schlimmsten Fall zu Bussen.

PROFORMARECHNUNG

Wenn du Ware ohne Verkauf versendest, zum Beispiel Muster, Geschenke, Garantieersatz oder Rücksendungen, brauchst du statt einer Handelsrechnung eine Proformarechnung. Sie hat denselben Aufbau wie die Handelsrechnung, dient aber nur der Zollabfertigung und nicht der Bezahlung.

Auch auf der Proformarechnung musst du einen realistischen Warenwert angeben. Der Zoll braucht diesen Wert, um Abgaben zu berechnen, selbst wenn du nichts in Rechnung stellst. Ein Wert von null ist keine gültige Angabe.

LUFTFRACHTBRIEF (AIR WAYBILL)

Der Luftfrachtbrief (Air Waybill) ist der Reisepass deiner Sendung. Er enthält die wichtigsten Eckdaten:

• Name (Firma oder Privatperson), Adresse, Telefonnummer und E-Mail-Adresse des Absenders
• Name, Adresse und Telefonnummer des Empfängers
• Eine Beschreibung des Inhalts inklusive Gewicht, Abmessungen und Wert

Der Frachtbrief wird aussen an der Sendung angebracht, damit alle Beteiligten in der Transportkette sofort Zugriff auf die Informationen haben. Er enthält zudem eine Tracking-ID, sodass sich die Sendung in Echtzeit verfolgen lässt.

URSPRUNGSZEUGNIS

Wie der Name sagt, weist ein Ursprungszeugnis dem Zoll die Herkunft der Ware nach. Es bestätigt, wo die Ware hergestellt wurde, zum Beispiel "Made in Switzerland".

Nicht jede internationale Sendung braucht ein Ursprungszeugnis. Prüfe deshalb vor dem Versand die Ein- und Ausfuhrbestimmungen des Ziellandes. Für den Schweizer Export ist der Ursprungsnachweis besonders relevant, weil viele Freihandelsabkommen (etwa mit der EU) bei korrektem Ursprungsnachweis reduzierte oder keine Zölle ermöglichen.

Wenn ein Ursprungszeugnis nötig ist, beantragst du es in der Regel bei deiner lokalen Handelskammer. Diese prüft, stempelt und genehmigt es gemäss den geltenden Verfahren.

AUSFUHRBEWILLIGUNGEN

Jedes Land hat seine eigene Liste eingeschränkter Güter, um den grenzüberschreitenden Warenverkehr zu regeln. Manchmal geht es um den Schutz der heimischen Industrie, manchmal um Sicherheit, etwa bei der Kontrolle von gefährlichen Chemikalien oder Medikamenten.

Wer solche Güter ein- oder ausführen will, braucht spezielle Bewilligungen aus dem Ursprungs- und dem Bestimmungsland. Jedes Land hat eigene Vorgaben, und du brauchst für jede einzelne Sendung eine Bewilligung. In der Schweiz gelten zusätzlich die Exportkontrollvorschriften des Bundes. Dein DHL Express Experte kann dich dabei weiter beraten.

ZOLLANMELDUNG UND ZOLLTARIFNUMMER

Weil die Schweiz ausserhalb der EU-Zollunion liegt, ist die Zollanmeldung der zentrale Schritt bei jedem grenzüberschreitenden Versand. Die Anmeldung stützt sich auf deine Handels- oder Proformarechnung und ordnet jede Ware einer Zolltarifnummer zu.

Die Zolltarifnummer (Harmonized-System-Code) bestimmt, welche Abgaben und welche Bestimmungen für deine Ware gelten. In der Schweiz findest du die korrekte Tarifnummer über das Tares-System des BAZG unter https://www.tares.ch. Eine falsche Nummer kann zu falschen Abgaben und zu Verzögerungen führen.

Wenn du in die EU versendest, kann zusätzlich eine EORI-Nummer nötig sein. Diese Registrierungsnummer brauchen Importeure und Exporteure innerhalb der EU für die Zollabwicklung. Kläre vor dem Versand, ob dein Empfänger oder du eine EORI-Nummer benötigt.

HANDELSCONFORMITÄT (TRADE COMPLIANCE)

MYGTS: DEIN ZUGANG ZUM EINFACHEN INTERNATIONALEN VERSAND

Grenzüberschreitend zu versenden wirkt mit all den nötigen Zolldokumenten oft kompliziert. Falsche Daten führen schnell zu Verzögerungen.

Dazu kommt: Die Vorgaben der Zollbehörden unterscheiden sich von Land zu Land. Das macht den Versand komplex, gerade wenn du an mehrere Ziele lieferst.

DHL Express MyGTS (My Global Trade Services) hilft dir dabei. Die kostenlose, benutzerfreundliche Plattform führt dich durch die wichtigsten Aspekte des internationalen Versands:

·       Beispiele für Dokumente, die du für die Zollabfertigung brauchst

·       Unterstützung bei der Einreihung der HS-Codes: MyGTS schlägt dir mithilfe von KI eine mögliche Klassifizierung deiner Ware vor

·       Hinweise zu den Ein- und Ausfuhrbestimmungen eines Landes, noch bevor du versendest, damit deine Ware nicht an der Grenze hängen bleibt

·       Einen Pre-Shipment-Planer, der dir hilft, deine internationalen Sendungen zu planen