QUELS DOCUMENTS VOUS FAUT-IL POUR UNE EXPÉDITION INTERNATIONALE?

Vivien Christel Vella

Senior Global Digital Marketing Manager

15 juillet 2026 4 min read

Dès que votre envoi franchit la frontière suisse, vous avez besoin des bons documents. La Suisse ne fait pas partie de l'union douanière de l'UE. Cela signifie qu'une déclaration en douane est obligatoire pour chaque envoi transfrontalier, que vous expédiiez vers l'UE, outre-mer ou de l'étranger vers la Suisse. Si des documents manquent ou si les informations sont erronées, votre marchandise reste bloquée à la douane.

Ce guide vous indique quels documents douaniers sont nécessaires et ce qui compte particulièrement en Suisse.

FACTURE COMMERCIALE

La facture commerciale est le document central de l'expédition internationale. Elle fournit des informations détaillées sur la marchandise expédiée, que la douane et votre déclarant utilisent pour établir la déclaration en douane.

Une facture commerciale complète contient notamment:

Nom, adresse et coordonnées de l'expéditeur/exportateur et du destinataire/importateur
Numéro d'identification, le cas échéant
Description de la marchandise
Le code SH (Système harmonisé) de la marchandise, de préférence le code tarifaire complet
Pays d'origine
Valeur et devise
Poids et quantité
Incoterms

Les informations de la facture commerciale servent au déclarant à préparer la déclaration en douane pour les autorités. Celles-ci déterminent ensuite si la marchandise peut être importée ou exportée, c'est-à-dire si elle est sûre, légale et conforme. Sur cette base, elles calculent aussi les droits et la taxe à l'importation dus.

Important: la valeur de la marchandise doit être déclarée avec exactitude, conformément aux règles de l'accord de l'OMC sur l'évaluation en douane. En Suisse, la taxe à l'importation (TVA) est perçue par l'Office fédéral de la douane et de la sécurité des frontières (OFDF). Une facture sous-évaluée n'allège pas les démarches: elle entraîne des questions, des retards et, dans le pire des cas, des amendes.

FACTURE PROFORMA

Si vous expédiez des marchandises sans vente, par exemple des échantillons, des cadeaux, un remplacement sous garantie ou des retours, vous avez besoin d'une facture proforma plutôt que d'une facture commerciale. Elle a la même structure que la facture commerciale, mais sert uniquement au dédouanement et non au paiement.

Sur la facture proforma aussi, vous devez indiquer une valeur réaliste de la marchandise. La douane a besoin de cette valeur pour calculer les droits, même si vous ne facturez rien. Une valeur de zéro n'est pas une indication valable.

LETTRE DE TRANSPORT AÉRIEN (AIR WAYBILL)

La lettre de transport aérien (Air Waybill) est le passeport de votre envoi. Elle contient les données essentielles:

Nom (entreprise ou particulier), adresse, numéro de téléphone et adresse e-mail de l'expéditeur
Nom, adresse et numéro de téléphone du destinataire
Une description du contenu, avec le poids, les dimensions et la valeur

La lettre de transport est apposée à l'extérieur de l'envoi, afin que chaque intervenant de la chaîne logistique ait un accès immédiat aux informations. Elle comporte aussi un numéro de suivi, ce qui permet de suivre l'envoi en temps réel.

CERTIFICAT D'ORIGINE

Comme son nom l'indique, un certificat d'origine atteste de la provenance de la marchandise auprès des autorités douanières. Il déclare où la marchandise a été fabriquée, par exemple "Made in Switzerland".

Tous les envois internationaux ne nécessitent pas un certificat d'origine. Vérifiez donc les conditions d'importation et d'exportation du pays de destination avant l'expédition. Pour l'export suisse, la preuve d'origine est particulièrement importante: de nombreux accords de libre-échange (notamment avec l'UE) permettent des droits réduits ou nuls lorsque l'origine est correctement justifiée.

Lorsqu'un certificat d'origine est requis, vous le demandez en général auprès de votre chambre de commerce locale, qui le vérifie, le tamponne et l'approuve selon les procédures en vigueur.

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LICENCES D'EXPORTATION

Chaque pays possède sa propre liste de marchandises soumises à restriction, afin de réguler les flux transfrontaliers. Il peut s'agir de protéger l'industrie nationale, ou de raisons de sécurité, par exemple le contrôle des produits chimiques dangereux ou des médicaments.

Les entreprises qui souhaitent importer ou exporter de telles marchandises doivent demander des licences spéciales auprès du pays d'origine et du pays de destination. Chaque pays applique ses propres règles, et il vous faut une licence pour chaque envoi. En Suisse, les prescriptions fédérales sur le contrôle des exportations s'appliquent en plus. Votre expert DHL Express peut vous conseiller davantage.

DÉCLARATION EN DOUANE ET CODE SH

Comme la Suisse se situe en dehors de l'union douanière de l'UE, la déclaration en douane est l'étape centrale de chaque envoi transfrontalier. La déclaration s'appuie sur votre facture commerciale ou proforma et attribue à chaque marchandise un code SH.

Le code SH (Système harmonisé) détermine les droits applicables et les prescriptions qui s'appliquent à votre marchandise. En Suisse, vous trouvez le bon code tarifaire via le système Tares de l'OFDF, à l'adresse https://www.tares.ch. Un code erroné peut entraîner des droits incorrects et des retards.

Si vous expédiez vers l'UE, un numéro EORI peut être nécessaire en plus. Ce numéro d'enregistrement est exigé des importateurs et exportateurs au sein de l'UE pour les formalités douanières. Vérifiez avant l'expédition si votre destinataire ou vous-même avez besoin d'un numéro EORI.

CONFORMITÉ COMMERCIALE (TRADE COMPLIANCE)

En tant qu'expéditeur, vous devez respecter les contrôles à l'exportation, les sanctions, les lois douanières et les autres exigences réglementaires applicables à l'import, l'export, le transit ou le transfert de marchandises.

Vous devez déclarer à DHL Express tout bien à double usage contrôlé contenu dans l'envoi et soumis à une autorisation des autorités. DHL Express n'accepte pas les envois internationaux contenant des biens militaires contrôlés.

En tant qu'expéditeur, vous fournissez toutes les informations, permis, licences ou autres autorisations officielles et documents exigés par la loi applicable ou par DHL Express. Ils doivent être véridiques, complets et exacts, y compris la valeur et la description de la marchandise ainsi que les coordonnées de l'expéditeur et du destinataire.

MYGTS: VOTRE ACCÈS À UNE EXPÉDITION INTERNATIONALE SIMPLIFIÉE

Expédier à l'international peut sembler complexe, avec tous les documents douaniers requis. Des données erronées entraînent vite des retards.

À cela s'ajoute que les exigences des autorités douanières varient d'un pays à l'autre. Cela complique l'expédition, surtout lorsque vous livrez vers plusieurs destinations.

DHL Express MyGTS (My Global Trade Services) vous aide. Cette plateforme gratuite et conviviale vous guide à travers les aspects clés de l'expédition internationale:

· Des exemples de documents nécessaires au dédouanement

· Une aide au classement des codes SH: MyGTS s'appuie sur l'IA pour vous proposer un classement potentiel de votre marchandise

· Des indications sur les conditions d'importation et d'exportation d'un pays, avant même l'expédition, pour que votre marchandise ne reste pas bloquée à la frontière

· Un planificateur de pré-expédition pour vous aider à organiser vos envois internationaux

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