Tìm hiểu về mã HS và tầm quan trọng của chúng trong vận chuyển quốc tế

Trong thế giới thương mại quốc tế phức tạp, nơi hàng hóa đi qua các biên giới và lục địa, tồn tại một ngôn ngữ chung giúp hoạt động thương mại diễn ra suôn sẻ - đó là mã Hệ thống Hài hòa (HS). Theo Luật Hải quan Việt Nam (Điều 4, Mục 16), mã HS giúp xác định tên hàng hóa, mô tả tính chất, cấu tạo, công dụng, quy cách đóng gói và một vài thuộc tính khác nhau của hàng hóa.

Những chuỗi số có vẻ khó hiểu này đóng một vai trò then chốt trong bối cảnh thương mại toàn cầu, đảm bảo rằng các sản phẩm nhập khẩu hoặc xuất khẩu xuyên biên giới được phân loại và hiểu một cách nhất quán. Không chỉ vậy, mã HS còn cho phép các cơ quan quản lý xây dựng biểu thuế và kiểm soát dòng hàng xuất nhập khẩu. Nếu bạn là một doanh nghiệp ở Việt Nam tham gia vào lĩnh vực vận chuyển quốc tế, việc hiểu mã HS không chỉ mang lại lợi ích; mà đó còn là yếu tố không thể thiếu.

Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi sẽ làm sáng tỏ ý nghĩa của mã HS, khám phá nguồn gốc, cấu trúc, cách sử dụng và quan trọng nhất là lý do tại sao chúng lại là một yếu tố quan trọng trong nỗ lực vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài

Nguồn gốc và mục đích của mã HS

Hãy cùng chúng tôi bắt đầu tìm hiểu từ đầu nhé. Chính xác thì mã HS là gì và tại sao chúng được tạo ra? Mã HS, viết tắt của Harmonised Commodity Description and Coding System (Hệ thống Mã hóa và Mô tả Hàng hóa Hài hòa) ở dạng đầy đủ, là một danh pháp quốc tế để phân loại sản phẩm. Các mã này được công nhận trên toàn cầu và cung cấp một cách tiêu chuẩn hóa để phân loại và xác định hàng hóa trong vận chuyển.

Ra đời vào năm 1988 dưới sự bảo trợ của Tổ chức Hải quan Thế giới (WCO), sứ mệnh rất rõ ràng: hài hòa và tiêu chuẩn hóa việc phân loại sản phẩm trên toàn thế giới. Sự hài hòa này không chỉ giúp hợp lý hóa quá trình phân loại mà còn thúc đẩy tính nhất quán giữa hơn 200 quốc gia thành viên. Điều đó giống như việc tạo ra một sợi dây chung xuyên suốt cơ cấu đa dạng của thương mại quốc tế, đảm bảo rằng mọi người đều nói cùng một ngôn ngữ khi đánh giá các mức thuế quan hài hòa. Những mã này, với các chuỗi số có cấu trúc, có vẻ phức tạp nhưng chúng đóng một vai trò quan trọng trong việc làm cho thương mại toàn cầu trở nên suôn sẻ và hiệu quả hơn.

Cấu trúc của mã HS

Chúng ta đã biết mã HS là gì và tại sao chúng tồn tại, bây giờ hãy cùng đi sâu tìm hiểu cấu trúc của chúng. Mã HS bao gồm các chữ số và mỗi chữ số mang một ý nghĩa cụ thể. Trong khi hệ thống mã HS của WCO chỉ bao gồm 6 chữ số, các quốc gia có thể mở rộng cấu trúc này theo nhu cầu phân loại hàng hóa của mình. Ví dụ, Việt Nam triển khai mã HS 8 chữ số – bổ sung thêm 2 chữ số vào cuối hệ thống mã HS quốc tế.

Dưới đây là phân tích về cách thức hoạt động của chúng:

• Chương: Hai chữ số đầu tiên đại diện cho chương, đưa ra sự phân loại rộng rãi các sản phẩm thành 21 phần chính.
• Nhóm: Bốn chữ số sau đây là tiêu đề, giúp thu hẹp hơn nữa danh mục.
• Phân nhóm phụ: Các chữ số cuối cùng, từ một đến sáu chữ số (trong trường hợp của Việt Nam là hai chữ số), chỉ rõ danh mục phụ với độ chính xác cao nhất. 
  

Đây là một ví dụ để minh họa cấu trúc này:

Bạn có thể sử dụng công cụ tìm mã HS đáng tin cậy như Cổng Cơ sở Dữ liệu Thương mại Việt Nam và thông qua trang web của Tổng cục Hải quan Việt Nam, cho phép bạn dễ dàng truy cập danh sách mã HS đầy đủ và tra cứu mã chính xác tương ứng với sản phẩm của mình. Bằng cách sử dụng các công cụ tìm kiếm này, bạn có thể tự tin tìm hiểu những điểm phức tạp của mã HS. Ngoài ra, bạn có thể lựa chọn nhận biết mã HS dựa trên biểu giá cập nhật hàng năm theo nguyên tắc tra cứu tại Thông tư 31/2022/TT-BTC của Bộ Tài chính Việt Nam. 

Tương tự, để vận chuyển hàng hóa ra vào Hoa Kỳ, bạn có thể sử dụng công cụ tìm kiếm Bảng B của Cục Thống kê Dân số Hoa Kỳ¹ hoặc công cụ tìm kiếm HTS của Ủy ban Thương mại Quốc tế Hoa Kỳ² để tìm mã Biểu Thuế quan Hài hòa (HTS) của bạn.

Đối với Vương quốc Anh (UK), bạn có thể sử dụng công cụ Trade Tariff (Thuế quan thương mại)³, miễn là bạn biết loại sản phẩm của mình, nguyên liệu dùng để sản xuất và phương pháp sản xuất

Ai chịu trách nhiệm phân loại hàng hóa?

Nhiệm vụ phân loại hàng hóa được đặt trực tiếp lên vai các đơn vị xuất nhập khẩu. Trách nhiệm của họ trong việc phân loại chính xác các sản phẩm của mình không thể bị phóng đại, vì lỗi trong mã hóa có thể gây ra hàng loạt kết quả bất lợi. Trong những trường hợp nghiêm trọng, có thể dẫn đến việc thu hồi Chương trình khách hàng được công nhận (Accredited Client Programme) và Mã xuất nhập khẩu (Importer Exporter Code) của công ty. Với việc các đơn vị xuất nhập khẩu có sự hiểu biết sâu sắc về sản phẩm của mình, họ không chỉ ở vị thế tốt nhất mà còn có trách nhiệm lựa chọn tỉ mỉ cách phân loại mã HS chính xác nhất. 

Cách mã HS ảnh hưởng đến việc vận chuyển

Việc hiểu về mã HS không chỉ là nắm vững một hệ thống số phức tạp; đó là việc đảm bảo trải nghiệm vận chuyển quốc tế liền mạch và an toàn. Mã HS không thể thiếu đối với nhiều khía cạnh khác nhau của thương mại quốc tế, chẳng hạn như phân loại thuế quan, xác định thuế hải quan và theo dõi thống kê. Khi bạn vận chuyển hàng hóa đi quốc tế, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra và tham khảo mã HS để xác định và phân loại chính xác sản phẩm của bạn. Những mã này về cơ bản chính là những kiến trúc sư thầm lặng cho sự thành công về logistics của bạn. Hãy cùng tìm hiểu cách chúng phát huy ảnh hưởng đến quá trình vận chuyển, ảnh hưởng đến các khía cạnh chính theo những cách sâu sắc:

Chi phí

Nền tảng tài chính của thương mại quốc tế, thuế hải quan và thuế có mối liên hệ chặt chẽ với mã HS. Việc phân loại chính xác hàng hóa giúp đảm bảo bạn thanh toán đúng số tiền, tránh những khoản thanh toán vượt mức ngân sách dự tính hoặc các khoản phí phạt do thanh toán thiếu. Trong thế giới thương mại toàn cầu, độ chính xác sẽ giúp tiết kiệm chi phí. 

Thời gian

Thời gian, như người ta vẫn nói, là tiền bạc. Trong lĩnh vực vận chuyển, thời gian cũng có thể có nghĩa là sự khác biệt giữa một khách hàng hài lòng và việc giao hàng bị trì hoãn. Mã HS đóng vai trò then chốt trong việc đẩy nhanh thủ tục hải quan. Khi sản phẩm được phân loại chính xác, cơ quan hải quan có thể xử lý chúng nhanh chóng, giảm thời gian vận chuyển và đảm bảo giao hàng kịp thời. Mặt khác, mã không chính xác có thể dẫn đến việc kiểm tra và bổ sung các thủ tục giấy tờ, gây ra sự chậm trễ tùy chỉnh gây khó chịu

Thành công

Thành công trong vận chuyển hàng hóa ra nước ngoài phụ thuộc vào nhiều yếu tố và mã HS đóng vai trò quan trọng trong số đó. Hàng hóa được phân loại phù hợp sẽ dễ dàng được thông quan qhải quan, trong khi thông tin thiếu chính xác có thể dẫn đến tắc nghẽn và chậm trễ, có khả năng gây nguy hiểm cho việc hoàn tất thành công lô hàng. Điều này không chỉ gây ra tổn thất tài chính mà còn làm hoen ố hình ảnh doanh nghiệp của bạn. 

Cách tra cứu mã HS tại Việt Nam