Vận chuyển thông minh: Hướng dẫn toàn diện giúp giảm chi phí gửi hàng

Trong thế giới logistics không ngừng biến động, khi cước phí vận chuyển toàn cầu tiếp tục gia tăng sau giai đoạn bất ổn, việc tối ưu hóa quy trình vận chuyển không còn là một lựa chọn, mà là một yêu cầu tất yếu. Mặc dù giá cước vận tải giảm nhẹ vào cuối năm 2023, nhưng những thách thức mới trong thương mại toàn cầu đã khiến chi phí vận chuyển tăng trở lại đáng kể. Đến tháng 7/2024, chi phí vận chuyển một container đã vượt mức 5,900 USD, minh chứng cho sự biến động khó lường của ngành logistics. Điều này đặt ra câu hỏi lớn cho nhiều doanh nghiệp: Làm thế nào để vận chuyển với chi phí thấp mà vẫn đảm bảo chất lượng và tốc độ giao hàng?

Tuy nhiên, giữa những biến động này vẫn có tin tức tích cực: Bằng cách tối ưu hóa quy trình vận chuyển và đưa ra quyết định thông minh, doanh nghiệp có thể tiết kiệm đáng kể chi phí mà không làm giảm chất lượng dịch vụ hay tốc độ giao hàng. Hướng dẫn toàn diện này sẽ cung cấp cho bạn những kiến thức và chiến lược cần thiết để giúp doanh nghiệp giảm chi phí hiệu quả, duy trì lợi thế cạnh tranh và  đảm bảo lợi nhuận bền vững.

1. Tối ưu hóa đóng gói: Bước đầu tiên để tiết kiệm chi phí

Lựa chọn bao bì đóng gói phù hợp có ảnh hưởng rất lớn đến chi phí vận chuyển. Dưới đây là một số cách giúp bạn tối ưu hóa việc đóng gói để giảm chi phí một cách hiệu quả:

Lựa chọn kích thước phù hợp

Các công ty vận chuyển áp dụng phí cước theo trọng lượng thể tích (DIM weight), tức là tính cước dựa trên cả trọng lượng thực tế và kích thước của kiện hàng. Nghĩa là dù hàng hóa nhẹ nhưng có kích thước lớn vẫn có thể bị tính phí cao.

Sử dụng hộp hoặc phong bì có kích thước phù hợp giúp giảm trọng lượng thể tích và tiết kiệm chi phí vận chuyển. Tránh dùng hộp quá lớn chỉ vì có sẵn, thay vào đó, hãy chọn hộp vừa vặn với sản phẩm. Sử dụng vật liệu chèn lót như bọt khí hoặc túi khí để cố định hàng hóa mà không làm tăng kích thước kiện hàng.

Chọn vật liệu nhẹ hơn

Trọng lượng của bao bì cũng ảnh hưởng đến chi phí vận chuyển. Hãy cân nhắc sử dụng các vật liệu đóng gói nhẹ như túi poly, xốp bong bóng và bìa carton sóng thay vì các lựa chọn nặng hơn. Những vật liệu này vẫn đảm bảo bảo vệ hàng hóa mà không làm tăng trọng lượng không cần thiết, giúp bạn tiết kiệm chi phí vận chuyển.

Tuy nhiên, mặc dù bao bì nhẹ thường mang lại lợi ích, bạn cũng cần xem xét nhu cầu cụ thể của sản phẩm. Hàng dễ vỡ có thể cần lớp bảo vệ chắc chắn hơn, và một số loại hàng hóa có thể yêu cầu bao bì nặng hơn để tránh hư hỏng trong quá trình vận chuyển.

Thương lượng với nhà cung cấp

Xây dựng mối quan hệ vững chắc với nhà cung cấp bao bì có thể là một lợi thế quan trọng trong việc tối ưu hóa chi phí vận chuyển. Nếu đặt hàng số lượng lớn hoặc có nhu cầu thường xuyên, đừng ngại thương lượng giá cả để có mức giá ưu đãi hơn. Nhiều nhà cung cấp sẵn sàng cung cấp chiết khấu hoặc điều khoản ưu đãi hơn để giữ chân khách hàng.

Bên cạnh việc tiết kiệm chi phí, hãy cân nhắc tác động môi trường của lựa chọn bao bì. Tìm hiểu các vật liệu tái chế hoặc bền vững, đôi khi có thể giúp giảm chi phí và phù hợp với cam kết bảo vệ môi trường của doanh nghiệp. Hiện nay, nhiều nhà cung cấp đã đưa ra các giải pháp thân thiện với môi trường với mức giá hợp lý, như hạt xốp phân hủy sinh học, hộp carton tái chế và túi đóng gói có thể phân hủy.

2. Lựa chọn hãng vận chuyển phù hợp

Việc chọn đúng đối tác vận chuyển không chỉ giúp bạn tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo dịch vụ chất lượng. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng cần xem xét:

So sánh các hãng vận chuyển

Bối cảnh vận chuyển hiện nay cung cấp nhiều lựa chọn, từ dịch vụ bưu chính quốc gia, công ty vận chuyển khu vực đến dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế. Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu vận chuyển đến Việt Nam, hãy chọn đơn vị có kinh nghiệm và hiểu biết sâu sắc về thị trường địa phương, quy trình xuất nhập khẩu và thủ tục hải quan. Những đơn vị này hiểu rõ các quy định nội địa, thủ tục hải quan xuất khẩu và mạng lưới giao hàng, giúp đảm bảo quá trình vận chuyển diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Hãy tìm nhà vận chuyển có uy tín, có quan hệ đối tác tại Việt Nam và am hiểu về quy trình thông quan cũng như các yêu cầu tài liệu cần thiết.

Nếu bạn đang vận chuyển quốc tế, việc lựa chọn đơn vị vận chuyển có phạm vi hoạt động toàn cầu và kinh nghiệm vận chuyển quốc tế lại càng quan trọng. Bạn cần một đối tác có thể xử lý các quy định hải quan phức tạp, thủ tục giấy tờ quốc tế và mạng lưới vận chuyển đa dạng. Một đơn vị vận chuyển toàn cầu như DHL Express, với mạng lưới hoạt động tại hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ, có thể cung cấp chuyên môn và cơ sở hạ tầng cần thiết để đảm bảo hàng hóa của bạn đến nơi an toàn và đúng hạn, bất kể điểm đến là ở đâu.

Ngoài ra, hãy đánh giá tỷ lệ giao hàng đúng hẹn của đơn vị vận chuyển cũng như khả năng xử lý các loại hàng hóa đặc thù của bạn, bao gồm tài liệu, bưu kiện hay hàng hóa vận tải lớn. Khả năng theo dõi lô hàng trong thời gian thực cũng rất quan trọng, giúp bạn theo dõi hành trình của đơn hàng và cung cấp thông tin minh bạch cho cả doanh nghiệp và khách hàng của mình

Hiểu rõ các cấp độ dịch vụ 

Các nhà vận chuyển cung cấp nhiều cấp độ dịch vụ như chuyển phát nhanh, tiêu chuẩn và tiết kiệm. Dịch vụ nhanh có chi phí cao hơn, trong khi các tùy chọn tiết kiệm giúp giảm chi phí nhưng có thời gian vận chuyển dài hơn. Hãy cân nhắc nhu cầu cụ thể để lựa chọn cấp độ dịch vụ phù hợp nhất. 

Tận dụng công nghệ để tối ưu hóa vận chuyển

Trong kỷ nguyên số hiện nay, công nghệ là trợ thủ đắc lực giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí vận chuyển. Không còn cảnh phải so sánh giá cước thủ công, điền giấy tờ hay gọi điện liên tục để theo dõi đơn hàng. Việc ứng dụng phần mềm vận chuyển hoặc nền tảng trực tuyến giúp bạn tự động hóa toàn bộ quy trình, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời cung cấp những phân tích chuyên sâu để tối ưu hiệu quả hoạt động logistics.

Một số tính năng quan trọng của các nền tảng vận chuyển hiện nay bao gồm

• Tích hợp nhiều nhà vận chuyển: Kết nối với nhiều nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển trên một nền tảng duy nhất, so sánh giá cước và lựa chọn phương án tối ưu nhất cho từng đơn hàng. 
• Tạo nhãn vận chuyển tự động: Tạo nhãn vận chuyển chỉ với vài thao tác đơn giản, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót. 
• So sánh giá cước theo thời gian thực: Nhận báo giá tức thì từ nhiều nhà vận chuyển và lựa chọn phương án tiết kiệm chi phí nhất. 
• Theo dõi đơn hàng và thông báo cập nhật: Giám sát tình trạng vận chuyển theo thời gian thực và nhận thông báo chủ động về tiến độ giao hàng hoặc các vấn đề có thể phát sinh.
• Báo cáo và phân tích dữ liệu:
  Khai thác những giá trị từ dữ liệu vận chuyển, nhận diện xu hướng và tối ưu hóa quy trình nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.

3. Chiến lược giảm chi phí vận chuyển thông minh

Ngoài việc tối ưu hóa đóng gói và lựa chọn hãng vận chuyển, các chiến lược sau cũng giúp tiết kiệm chi phí đáng kể:

Gộp đơn hàng

Gộp đơn hàng là một chiến lược hiệu quả để cắt giảm chi phí vận chuyển, đặc biệt đối với các đơn hàng quốc tế. Bằng cách kết hợp nhiều đơn hàng thành một lô hàng duy nhất, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể số lượng kiện hàng cần gửi đi, từ đó tối ưu hóa chi phí vận chuyển tổng thể. Phương pháp này đặc biệt hữu ích cho các doanh nghiệp thường xuyên vận chuyển nhiều mặt hàng đến cùng một điểm đến hoặc có khách hàng đặt hàng nhiều lần.

Tuy nhiên, khi thực hiện gộp đơn hàng, cần lưu ý một số điểm quan trọng:

• Tính tương thích: Đảm bảo các mặt hàng gộp chung có thể vận chuyển cùng nhau một cách an toàn. Một số mặt hàng như hàng nguy hiểm hoặc hàng dễ hỏng có thể có yêu cầu vận chuyển riêng biệt và không thể gộp chung với các sản phẩm khác.
• Giới hạn về trọng lượng và kích thước: Chú ý đến các quy định về trọng lượng và kích thước của đơn vị vận chuyển. Việc vượt quá các giới hạn này có thể dẫn đến chi phí bổ sung hoặc chậm trễ trong quá trình giao hàng.
• Đóng gói an toàn: Sử dụng vật liệu đóng gói phù hợp để bảo vệ hàng hóa trong quá trình vận chuyển. Đảm bảo các mặt hàng được cố định chắc chắn để tránh hư hỏng hoặc xê dịch trong thùng hàng lớn hơn.

Tối ưu hóa tuyến đường vận chuyển

Lập kế hoạch tuyến đường giao hàng hiệu quả là một chiến lược quan trọng giúp giảm thiểu chi phí vận chuyển. Bằng cách tối ưu hóa tuyến đường, doanh nghiệp có thể giảm quãng đường di chuyển, tiết kiệm nhiên liệu và rút ngắn thời gian giao hàng, từ đó mang lại lợi ích đáng kể về chi phí. Điều này đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có nhiều điểm giao hàng hoặc hoạt động trong khu vực có mật độ giao thông cao.

Sử dụng phần mềm tối ưu hóa tuyến đường để xác định lộ trình giao hàng hiệu quả nhất. Các công cụ này sẽ phân tích nhiều yếu tố như tình trạng giao thông, khoảng cách, thời gian giao hàng và số điểm dừng, từ đó đề xuất tuyến đường giúp tối ưu thời gian di chuyển và tiết kiệm nhiên liệu.

Đàm phán với khách hàng về phương thức giao hàng

Xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng cũng có thể góp phần giảm chi phí vận chuyển. Doanh nghiệp có thể khuyến khích khách hàng lựa chọn các phương thức giao hàng chậm hơn hoặc ít tốn kém hơn bằng cách cung cấp các ưu đãi như giảm giá, tích điểm thưởng hoặc quà tặng khi chọn hình thức vận chuyển tiêu chuẩn thay vì giao hàng nhanh. 

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể áp dụng chính sách miễn phí vận chuyển cho các đơn hàng có giá trị trên một mức nhất định để khuyến khích khách hàng đặt đơn hàng lớn hơn, qua đó giảm chi phí vận chuyển trên mỗi sản phẩm. Chiến lược này đặc biệt hiệu quả đối với các doanh nghiệp có giá trị đơn hàng trung bình cao hoặc bán sản phẩm có chi phí vận chuyển thấp. 

Mô hình Dropshipping

Dropshipping là mô hình hoàn tất đơn hàng mà doanh nghiệp không cần lưu kho sản phẩm. Thay vào đó, khi khách hàng đặt hàng, doanh nghiệp sẽ mua sản phẩm từ nhà cung cấp bên thứ ba, và nhà cung cấp này sẽ trực tiếp giao hàng đến khách hàng. Mô hình này giúp doanh nghiệp loại bỏ nhu cầu đầu tư vào kho bãi, quản lý hàng tồn kho và xử lý vận chuyển, từ đó tối ưu hóa quy trình vận hành và giảm chi phí cố định. Bằng cách hợp tác với nhà cung cấp dropshipping, doanh nghiệp có thể đơn giản hóa hoạt động kinh doanh và tập trung vào các hoạt động tiếp thị, bán hàng. 

DHL Express: Đối tác giúp bạn vận chuyển tiết kiệm chi phí

DHL Express cam kết cung cấp các giải pháp vận chuyển tiết kiệm chi phí và đáng tin cậy, giúp doanh nghiệp ở mọi quy mô phát triển mạnh mẽ trên thị trường toàn cầu. Với mạng lưới rộng khắp và chuyên môn sâu về vận chuyển quốc tế, thông quan hải quan và logistics, chúng tôi mang đến các giải pháp hiệu quả, phù hợp với nhu cầu riêng của bạn. Dù bạn đang vận chuyển hàng hóa đến Việt Nam hay khắp thế giới, DHL Express có kiến thức, cơ sở hạ tầng và công nghệ để hỗ trợ doanh nghiệp của bạn trên từng chặng đường.

Chúng tôi cung cấp nhiều tùy chọn vận chuyển và dịch vụ gia tăng giá trị để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của bạn. Từ dịch vụ giao hàng nhanh cho những lô hàng cần gấp, vận tải hàng hóa cho những lô hàng lớn, đến dịch vụ môi giới hải quan giúp thông quan thuận lợi – chúng tôi có giải pháp để tối ưu hóa quy trình vận chuyển và giảm chi phí. Các nền tảng vận chuyển trực tuyến, phần mềm theo dõi tiên tiến và khả năng tích hợp API của chúng tôi giúp bạn quản lý các lô hàng hiệu quả, mang lại khả năng giám sát và kiểm soát tối ưu hoạt động logistics.

Hợp tác cùng DHL Express và trải nghiệm sự khác biệt từ chuyên môn, công nghệ và mạng lưới toàn cầu của chúng tôi trong việc tối ưu hóa chiến lược vận chuyển và thúc đẩy sự phát triển của doanh nghiệp bạn.

Vận chuyển thông minh hơn, tiết kiệm hơn: Kiểm soát chi phí vận chuyển của bạn

Giảm chi phí vận chuyển đòi hỏi một chiến lược toàn diện, bao gồm tối ưu hóa đóng gói, lựa chọn đơn vị vận chuyển, ứng dụng công nghệ và lập kế hoạch chiến lược. Bằng cách áp dụng những giải pháp này, doanh nghiệp có thể tăng lợi nhuận, nâng cao trải nghiệm khách hàng và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Hãy chủ động tối ưu hóa quy trình vận chuyển ngay hôm nay!📌 Đăng ký tài khoản DHL Express ngay và để chúng tôi giúp bạn đáp ứng nhu cầu vận chuyển một cách hiệu quả nhất!