Leitfaden für Handelsrechnungen im internationalen Versand

Sie versenden international? Eine genaue und vollständige Handelsrechnung ist der Schlüssel zu einer reibungslosen und schnellen Zollabfertigung. Marcelo Godoy Rigobello, Global Trade and Customs Compliance Expert bei DHL Express, erklärt, warum „gute“ (d. h. vollständige und genaue) Daten so wichtig sind - und gibt Tipps, wie Sie sie richtig einsetzen.  

Jeden Tag verlassen sich Tausende von KMU - und Unternehmen jeder Größe - auf DHL Express, um ihre Sendungen schnell und effizient an ihre Endkunden in aller Welt zu bringen. Aber Sie werden vielleicht überrascht sein, wenn Sie hören, was eines der größten Hindernisse dabei ist. Es sind nicht etwa Grenzschließungen, Arbeitskräftemangel oder das Wetter... es sind schlechte Daten.

Unternehmen, die grenzüberschreitende Sendungen mit DHL Express verschicken, müssen die Daten der Handelsrechnungen elektronisch übermitteln. Unvollständige und ungenaue Daten - wie etwa die Warenbeschreibung - können jedoch große Probleme verursachen. Es besteht die Gefahr, dass Ihre Sendung von den Zollbehörden verzögert wird, bis das Problem gelöst ist - und das wirkt sich natürlich auch auf Ihre Endkunden aus, die ihre Waren möglicherweise verspätet erhalten.

"Gute Datenqualität" ist sogar so wichtig, dass wir sie zu einem unserer wichtigsten Ratschläge für alle Unternehmen gemacht haben, die mit DHL Express international versenden.

Was ist eine Handelsrechnung?

Eine Handelsrechnung liefert detaillierte Informationen über Waren, die über internationale Grenzen hinweg versandt werden. Sie enthält umfassende Informationen über das internationale Handelsgeschäft, wie z. B.:

• Namen, Anschriften und Kontaktdaten des Versenders/Exporteurs und des Empfängers/Importeurs
• Identifikationsnummer, falls zutreffend
• Warenbeschreibung
• Code des Harmonisierten Systems (HS), vorzugsweise der vollständige Zolltarif-Klassifizierungscode
• Herkunftsland
• Werte & Währung
• Gewicht und Menge
• Incoterms
  
• Grund für die Ausfuhr

Die Informationen der Handelsrechnung werden vom Zollmakler verwendet, um die Zollerklärung für die Behörden vorzubereiten, die dann entscheiden können, ob die Waren in das Land und aus dem Land verbracht werden können (d. h., ob sie sicher, legal und konform sind). Die Informationen ermöglichen es den Zollbehörden auch, die fälligen Steuern und Abgaben zu berechnen.

Was bedeutet also gute Datenqualität in der Praxis?

Es ist wichtig, dass die elektronischen Daten auf der Handelsrechnung vollständig und korrekt sind. Unter anderem sind dies drei Dinge, auf die besonders zu achten ist.

1. Die Warenbeschreibung ist wirklich wichtig

Ein Hauptzweck der Warenbeschreibung besteht darin, den Zollbehörden zu helfen, verbotene/beschränkte Waren zu identifizieren und aus Sicherheitsgründen ein genaues Risikoprofil zu erstellen. Viele Versender geben in diesem Schritt jedoch nicht genügend Details an. Die Angabe „Muster“ oder „Teile“ ist zum Beispiel keine angemessene Warenbeschreibung. In solchen Fällen kann DHL die Sendung stoppen und den Empfänger/Importeur der Waren anrufen, um eine weitere Klärung herbeizuführen - was die gesamte Sendung verzögern und die Erfahrung Ihres Endkunden beeinträchtigen kann.

Wie das nachstehende Beispiel zeigt, ist für eine schnelle Zollabfertigung eine klare, genaue und detaillierte Beschreibung der einzelnen zu versendenden Artikel erforderlich. Zusätzlich zu den Warenbeschreibungen sollten Versender auch den entsprechenden Tarifklassifizierungscode angeben. Das Tool MyGTS (My Global Trade Services) von DHL kann Versendern dabei helfen, mögliche Optionen für die Export- und Importtarifcodes ihrer Waren zu ermitteln.

2. Warenwert: Seien Sie ehrlich und genau, sonst riskieren Sie Verzögerungen beim Zoll

Auf der Handelsrechnung werden Sie aufgefordert, den tatsächlichen Wert für jede der versendeten Waren anzugeben - dies ist in der Regel der Preis, den der Käufer dem Verkäufer der Waren tatsächlich gezahlt hat (zusammen mit der Währung), in Übereinstimmung mit den WTO-Zollbewertungsregeln. Anhand dieses Wertes berechnen die Zollbehörden, welche Zölle und Steuern fällig sind.

Manche Versender sind versucht, die Waren zu niedrig zu bewerten, was illegal ist und schwerwiegende Folgen haben kann. Beispielsweise können die Behörden die Sendung anhalten und Sie um Nachweise für den von Ihnen angegebenen Warenwert bitten und die Zahlung der geschuldeten zusätzlichen Zölle und Steuern (sowie möglicher Geldstrafen und Bußgelder) verlangen. Sie können sich sogar an den Empfänger - also Ihren Endkunden - wenden, um die Informationen zu erhalten, was dessen Erfahrung mit Ihrem Unternehmen schädigen wird.

Darüber hinaus können die Behörden in bestimmten Ländern die Unterbewertung zu einem Fall von „Steuerhinterziehung“ ausweiten, was ein schwerwiegendes Vergehen ist, das mit Geldstrafen, Sanktionen und rechtlichen Konsequenzen verbunden sein kann. Aus diesem Grund ist es wichtig, dass der in der Handelsrechnung angegebene Warenwert sowie - falls zutreffend - die zusätzlichen Kostenelemente, die Teil des Zollwerts sind, wie z. B. Versicherungs-, Fracht- und andere Kosten, stets völlig transparent sind.

3. Sicherstellung der Einhaltung von Vorschriften

Die Vorschriften der Zollbehörden sind von Land zu Land unterschiedlich, was bei grenzüberschreitenden Transporten - insbesondere bei Transporten zu mehreren Zielorten - zu Problemen führen kann. Vor dem internationalen Versand sollte der Versender unbedingt eigene Nachforschungen anstellen, um sich mit den wichtigsten Ausfuhrbestimmungen des Herkunftslandes und den Einfuhrbestimmungen des Bestimmungslandes vertraut zu machen, und/oder seine eigenen Steuer-/Rechtsberater um Beratung bitten.

Eines der Instrumente, die Verlader nutzen können, ist MyGTS (My Global Trade Services) von DHL. Diese kostenlose, benutzerfreundliche Plattform soll KMU dabei helfen, sich in den internationalen Versandvorschriften zurechtzufinden - einschließlich Beispielen für die Einfuhr- und Ausfuhrbestimmungen eines Landes, die möglicherweise anwendbar sind.

Die Bereitstellung vollständiger und genauer Informationen auf der Handelsrechnung ist ein wesentliches Element, um eine reibungslose Zollabfertigung und eine positive Erfahrung für Ihre(n) Endkunden zu gewährleisten.

Wie man eine Handelsrechnung ausfüllt: Eine schrittweise Anleitung

Eine vollständige und genaue Handelsrechnung ist für eine schnelle Zollabfertigung unerlässlich. Die DHL Express Global Customs Kundenrichtlinien beraten Sie bei jedem Schritt des Formulars, um sicherzustellen, dass die von Ihnen eingereichten Daten klar, genau und vollständig sind.

Wenn Sie diese Richtlinien befolgen, können Sie mögliche Probleme aufgrund falscher/fehlender Daten vermeiden, z. B.:

• Verzögerungen bei der Zollabfertigung und unter Zollverschluss gelagerte Sendungen
• Unnötige Kontaktaufnahme mit dem Kundendienst zur Anforderung fehlender Informationen
• Sendungen, die von den Behörden gestoppt, zurückgeschickt, möglicherweise beschlagnahmt oder sogar mit Strafen belegt werden

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