ייעוץ מכס לפני המשלוח הבינלאומי הראשון שלכם

המכס הוא אחד ההיבטים המורכבים ביותר בתהליך השילוח הבינלאומי. לשולחים יש תפקיד מרכזי בהבטחת שחרור מכס חלק ויעיל, ללא טעויות מיותרות או עיכובים. ב-DHL אנו מסייעים מדי יום ללקוחות להתמודד עם אתגרי המכס השונים, ולכן ריכזנו עבורכם תובנות חשובות בנושא. במאמר זה נסקור את האתגרים הנפוצים העומדים בפני שולחים המבצעים משלוחים בינלאומיים בפעם הראשונה, ונציג את הדברים החשובים ביותר שעליכם לעשות כדי להבטיח תהליך שחרור מכס מהיר, מדויק וללא תקלות.

שני האתגרים המרכזיים העומדים בפני שולחים בפעם הראשונה

מכסים ומיסים

האתגר הראשון ניתן לסיכום במילה אחת: עלויות.

עסקים רבים המבצעים משלוח בינלאומי בפעם הראשונה אינם מודעים לכך שמעבר לעלות השילוח, ייתכן שיחולו גם מכסים, מיסים ותשלומי יבוא שיש לשלם לרשויות הממשלתיות במדינת היעד. לא פעם קיימת ההנחה כי לאחר התשלום לחברת השילוח, כל העלויות כבר הוסדרו, אך בפועל אין זה כך.

חשוב להבין כי חיובים אלה אינם נקבעים על ידי חברת השילוח ואינם נגבים עבורה. מדובר בתשלומים המוטלים על ידי רשויות המכס והממשלה במדינה שאליה נשלחת הסחורה, והם משתנים בהתאם למדינת היעד, סוג המוצר, ערכו ותקנות היבוא המקומיות.

היכרות מוקדמת עם המכסים, המיסים והחיובים הצפויים יכולה לסייע לעסקים להימנע מהפתעות בלתי צפויות, לתכנן את העלויות בצורה מדויקת יותר ולהבטיח חוויית משלוח חיובית הן עבור העסק והן עבור הלקוחות.

מה קורה אם מספקים מידע או מסמכים שגויים?

כאשר השולח אינו מספק את כל המידע והמסמכים הנדרשים, או לחלופין מגיש נתונים חלקיים או שגויים בחשבונית המסחרית (Commercial Invoice) או בשטר המטען (Waybill), עלולים להיווצר עיכובים משמעותיים בתהליך המשלוח.

בתרחיש הטוב ביותר, חברת השילוח תזהה את החסר או את הטעות בשלב מוקדם ותעצור את המשלוח באופן זמני כדי לפנות אליכם לקבלת המידע הנדרש. אמנם מצב זה מאפשר לתקן את הבעיה לפני הגעת המשלוח למכס, אך הוא עדיין גורם לעיכוב במסירה.

במקרים שבהם המידע החסר או השגוי אינו מתגלה מראש, המשלוח עלול להיעצר על ידי רשויות המכס במדינת היעד ולהישאר מעוכב עד להשלמת כל המידע והמסמכים הנדרשים. במצבים מסוימים אף עשויות לחול עלויות אחסנה עבור התקופה שבה המשלוח מוחזק עד להשלמת תהליך שחרור המכס.

כך או כך, הלקוח הסופי צפוי לחוות עיכוב בקבלת הסחורה, ובמקרים מסוימים אף להידרש לשאת בעלויות נוספות. מצב זה עלול לפגוע בחוויית הלקוח ובאמון במותג, וליצור תסכול הן כלפי העסק והן כלפי ספק שירותי השילוח.

לכן, הקפדה על מסירת מידע מלא, מדויק ועדכני כבר בשלב הכנת המשלוח היא אחד הצעדים החשובים ביותר להבטחת שחרור מכס מהיר, מניעת עיכובים מיותרים ושיפור חוויית הלקוח.

המידע החשוב ביותר הוא דווקא המידע הבסיסי ביותר

אחד הגורמים החשובים ביותר להבטחת שחרור מכס חלק ויעיל הוא מסירת פרטים מלאים ומדויקים של השולח ושל היבואן (כלומר, הלקוח שלכם) בחשבונית המסחרית (Commercial Invoice).

בפרט, פרטי היבואן הם קריטיים לתהליך. יש לוודא כי החשבונית כוללת את כל פרטי הקשר הנדרשים, לרבות שם מלא, כתובת מלאה, מספר טלפון נייד וכתובת דוא"ל.

מידע זה חשוב משום שבמקרה של עיכוב, בדיקה נוספת או צורך בהשלמת מסמכים במדינת היעד, חברת השילוח ולעיתים אף רשויות המכס עשויות להידרש ליצור קשר ישירות עם היבואן.

כאשר פרטי הקשר אינם מלאים או אינם מדויקים, עלול להיווצר עיכוב בתהליך שחרור המכס. במקרים מסוימים, אם לא ניתן ליצור קשר עם היבואן ולקבל את המידע הנדרש בזמן, המשלוח עלול להתעכב משמעותית ואף להיות מוחזר לשולח.

לכן, הקפדה על מסירת פרטי קשר מלאים ומדויקים כבר בשלב הכנת המשלוח היא צעד פשוט אך חיוני, שיכול לחסוך עיכובים, עלויות מיותרות ואי-נוחות הן לעסק והן ללקוחותיו.

הקפידו תמיד על תיאור מדויק של הסחורה

אחד המרכיבים החשובים ביותר בתהליך שחרור המכס הוא תיאור מדויק ומפורט של הסחורה (Goods Description) בחשבונית המסחרית (Commercial Invoice). תיאור זה מסייע לרשויות המכס להבין בדיוק מה מכיל המשלוח שלכם ולבצע את הבדיקות הנדרשות בצורה מהירה ויעילה.

בין היתר, רשויות המכס משתמשות בתיאור הסחורה כדי להעריך האם המשלוח עשוי להוות סיכון בטיחותי או ביטחוני, במסגרת תהליכי ניתוח הנתונים והבקרה שלהן. בנוסף, תיאור הסחורה משמש לקביעת פרטים חשובים נוספים, ובהם קוד הסיווג (HS Code), אשר משפיע ישירות על גובה המכסים, המיסים וחיובי היבוא החלים על המשלוח.

בעת מילוי תיאור הסחורה בחשבונית המסחרית, חשוב להקפיד על מידע מפורט, ברור ומדויק. יש לציין מהו המוצר, מהו השימוש שלו ומהם החומרים שמהם הוא עשוי.

לדוגמה: לא מומלץ: "ביגוד" (Apparel) מומלץ: "חולצת טי לנשים העשויה מ-100% כותנה"

ככל שתיאור הסחורה יהיה מדויק יותר, כך יקטן הסיכוי לעיכובים, לבקשות להשלמת מידע או לטעויות בסיווג המכס. הקפדה על פירוט מלא כבר בשלב הכנת המשלוח תסייע להבטיח תהליך שחרור מכס מהיר וחלק יותר.

דוגמאות נוספות לתיאורי סחורה מומלצים ולתיאורים שכדאי להימנע מהם תוכלו למצוא במדריך המכס המפורט שלנו.

קודי סיווג (HS Code) וכיצד למצוא אותם

בנוסף למתן תיאור סחורה מלא ומדויק, חשוב לציין גם את קוד הסיווג (HS Code) המתאים בחשבונית המסחרית (Commercial Invoice). קוד הסווג הוא אחד המרכיבים המרכזיים בתהליך שחרור המכס, שכן הוא קובע את שיעור המכס החל על היבוא, בהתאם לסוג המוצר הנשלח. בנוסף, הקוד מסייע בקביעת מגבלות יבוא אפשריות ובדיקת הצורך ברישיונות, אישורים או היתרים מיוחדים.

קוד הסיווג Harmonized System (HS) הוא תקן בינלאומי שפותח על ידי ארגון המכס העולמי (World Customs Organization - WCO) לצורך סיווג אחיד של סחורות בסחר הבינלאומי. לכל מדינת יבוא קיימת טבלת תעריפי מכס משלה עבור קודי הסיווג השונים, ומכיוון שקיימים מספר רב מאוד של קודים, חשוב לבחור את הסיווג הנכון עבור כל מוצר.

פלטפורמת MyGTS (My Global Trade Services) של DHL כוללת כלי ייעודי בשם Find Tariff Codes, המסייע לעסקים למצוא את קוד הסיווג (HS Code) המתאים לסיווג המוצרים שלהם. ניתן לבצע חיפוש באמצעות מילות מפתח או לעיין במאגר קודי המכס כדי לאתר את הקוד הרלוונטי.

DHL מציעה גם שירות המאפשר לשולח לשלם את המכסים והמיסים בשם היבואן (מקבל המשלוח).

אם במהלך הזמנת המשלוח תבחרו מראש לשלם את כלל החיובים של DHL עבור הלקוחות או הנמענים שלכם, DHL תקדם עבורכם את תשלום המכסים והמיסים הנדרשים ותחשב אותם בחזרה לשולח, יחד עם חיובי מכס נוספים ככל שיחולו. שירות זה נקרא: DHL Duty Tax Paid (DTP) Billing Service

למידע נוסף על השירות ניתן לפנות לנציג DHL Express שלכם.

אף עסק אינו שמח לשלם מכסים ומיסים, אך חשוב להימנע מבחירה מכוונת של קוד סיווג שגוי במטרה ליהנות משיעור מכס נמוך יותר. במקרה שרשויות המכס יגלו כי המוצר סווג באופן לא נכון, ייתכן שתידרשו לשלם את המכס הנכון רטרואקטיבית.

מעבר לכך, רשויות המכס עשויות להטיל קנסות, ובמקרים מסוימים אף סנקציות נוספות או עונשים רגולטוריים, בהתאם לחומרת המקרה. לכן, הקפדה על בחירת קוד סיווג נכון ומדויק היא חלק בלתי נפרד מניהול שילוח בינלאומי תקין, יעיל ותואם לדרישות המכס.

הצהירו באופן מלא ושקוף על שווי המשלוח

דרך נוספת שבה חלק מהשולחים מנסים להפחית את עלויות המכסים והמיסים היא באמצעות הצהרה על ערך נמוך מהערך האמיתי של הסחורה. עם זאת, מדובר בפרקטיקה שאינה מומלצת כלל ועלולה להוביל להשלכות משמעותיות.

חשוב להקפיד לציין בחשבונית המסחרית (Commercial Invoice) את הערך האמיתי והמלא של הסחורה שנמכרה, בשקיפות מלאה. בנוסף, בהתאם לתנאי הסחר הבינלאומיים (Incoterms) שנקבעו לעסקה, יש לציין גם את עלויות ההובלה ואת עלויות הביטוח, ככל שהן רלוונטיות.

כאשר רשויות המכס חושדות כי ערך הסחורה שהוצהר נמוך מהערך בפועל, הן עשויות לפנות אל מקבל המשלוח ולבקש מסמכים תומכים, כגון אסמכתאות תשלום, חשבוניות רכישה או קבלות, כדי להשוות בין הסכום ששולם בפועל לבין הערך שהוצהר במסמכי המשלוח.

אם יתברר כי הסחורה אכן הוערכה בחסר, רשויות המכס לא יסתפקו בגביית המכסים והמיסים הנכונים בהתאם לערך האמיתי של הסחורה. במקרים רבים הן עשויות גם להטיל קנסות, ובמקרים מסוימים אף לדרוש בדיקה או ביקורת של משלוחים קודמים שבוצעו על ידי אותו שולח.

לכן, הצהרה מדויקת ושקופה על ערך הסחורה אינה רק דרישה רגולטורית, אלא גם הדרך הטובה ביותר להימנע מעיכובים, עלויות בלתי צפויות ובעיות מול רשויות המכס.

היו מוכנים לאמת את זהותכם

מעבר לפרטי הקשר של השולח והנמען, רשויות המכס ברחבי העולם דורשות כיום יותר ויותר פרטי זיהוי ואימות זהות מצד השולח, הנמען או שניהם.

לדוגמה, רשויות המכס עשויות לבקש מהנמען לספק:

• מספר רישיון נהיגה
• מספר דרכון
• העתק של תעודת זהות
• אמצעי זיהוי נוספים בהתאם לדרישות המדינה

במדינות מסוימות, רשויות המכס אף דורשות מהנמען להתקין אפליקציה ייעודית בטלפון הנייד לצורך אימות זהותו באופן דיגיטלי.

כאשר דרישות כאלה חלות במדינת היעד, מומלץ שהשולח ידאג לקבל מראש את פרטי הזיהוי הנדרשים מהיבואן (הנמען), ולכלול אותם כבר בשלב הכנת המשלוח, ככל שהדבר נדרש על פי נהלי היבוא המקומיים.

גישה זו יכולה לזרז משמעותית את תהליך שחרור המכס במדינת היעד, שכן היא מונעת את הצורך שחברת השילוח תיצור קשר עם הנמען בשלב מאוחר יותר לצורך איסוף המידע החסר.

חשוב להבין כי מגמה זו היא חלק מהמאמצים הגוברים של רשויות המכס להילחם בהונאות, בהברחות ובפעילות יבוא בלתי חוקית. כאשר אדם מנסה לשלוח או לקבל סחורה באמצעות זהות מזויפת או פרטים שאינם ניתנים לאימות, קיים חשש ממשי כי מדובר בפעילות שאינה עומדת בדרישות החוק.

לכן, היערכות מראש ואספקת פרטי זיהוי מדויקים ומלאים, בהתאם לדרישות מדינת היעד, יסייעו לצמצם עיכובים, להקל על תהליך שחרור המכס ולהבטיח חוויית שילוח חלקה יותר עבור כל הצדדים המעורבים.

ייתכן שתידרשו להירשם למע"מ ולגבות אותו

אם אתם מוכרים מוצרים באונליין, ייתכן שתידרשו להירשם לצורכי מע"מ (VAT) במדינת היעד של הלקוח. במקרים מסוימים, יהיה עליכם לציין בחשבונית המסחרית את שיעור המע"מ החל במדינת היעד, לצד מספר רישום המע"מ שלכם.

בתרחיש זה, מע"מ היבוא (Import VAT) משולם בעת שחרור המשלוח מהמכס, אך ניתן לקזזו בשלב מאוחר יותר בהתאם לכללים החלים במדינה הרלוונטית.

לחלופין, ניתן לפעול במסגרת מודל המכונה Vendor Collection Model, שבו המוכר מחשב וגובה את המע"מ כבר במעמד המכירה, ולאחר מכן מעביר את התשלום לרשויות המס באופן מרכזי ומרוכז, ללא צורך בטיפול נפרד בכל משלוח או עסקה. מודל זה הופך לנפוץ יותר ויותר ברחבי העולם, בין היתר באוסטרליה ובמדינות האיחוד האירופי.

לדוגמה, בעת מכירת מוצרים אונליין ללקוחות באיחוד האירופי (EU), עומדות בפני המוכר מספר אפשרויות לטיפול במע"מ:

שירות DHL Duty Tax Paid (DTP) Billing Service
באמצעות שירות זה, DHL משלמת את מע"מ היבוא לרשויות בעת כניסת הסחורה למדינת היעד, ולאחר מכן מחייבת את השולח בגין הסכום ששולם.

מערכת Import One Stop Shop (IOSS) של האיחוד האירופי
במסגרת מודל זה, המוכר המקוון גובה את המע"מ מהלקוח כבר בעת הרכישה באתר או בחנות המקוונת. לאחר מכן, המוכר מדווח ומשלם את המע"מ לרשויות המס באיחוד האירופי באמצעות דיווח מע"מ חודשי מרכזי.

הבחירה בין המודלים תלויה במבנה הפעילות של העסק, בהיקף המכירות הבינלאומיות ובדרישות הרגולטוריות החלות בשוקי היעד.

לכן, לפני התחלת מכירות בינלאומיות, מומלץ לבחון היטב את חובות המע"מ במדינות שאליהן אתם מוכרים, כדי להבטיח עמידה בדרישות החוק, להימנע מעיכובים בשחרור המכס ולספק ללקוחות חוויית רכישה חלקה ושקופה.

MyGTS הופך את זה לפשוט יותר

שילוח בינלאומי עשוי להיראות מורכב, במיוחד כאשר צריך להתמודד עם מסמכי מכס, דרישות רגולטוריות ונהלי יבוא המשתנים ממדינה למדינה.

אך עם MyGTS (My Global Trade Services) של DHL Express, ניתן לנהל את התהליך בצורה פשוטה ויעילה הרבה יותר.

MyGTS היא פלטפורמה חינמית וידידותית למשתמש, המספקת מגוון כלים שנועדו לסייע לעסקים לתכנן ולנהל את כל היבטי השילוח הבינלאומי.

באמצעות MyGTS תוכלו:

• לאתר בקלות את קוד הסיווג (HS Code) המתאים למוצרים שלכם.
• לקבל אומדן לעלות הכוללת (Landed Cost) של המשלוח, כולל מכסים, מיסים ועלויות שילוח.
• לקבל מידע והנחיות בנוגע למגבלות יבוא ודרישות רגולטוריות במדינות היעד עוד לפני ביצוע המשלוח.

כלים אלו מסייעים לצמצם טעויות, להימנע מעיכובים מיותרים ולהבטיח שהמשלוחים שלכם יגיעו ליעדם בצורה חלקה ויעילה.

עם MyGTS תוכלו לפעול בביטחון רב יותר בשווקים בינלאומיים, לזהות הזדמנויות צמיחה חדשות ולהרחיב את פעילות העסק מעבר לגבולות המדינה.

הרחיבו את העסק שלכם לשווקים חדשים עם MyGTS. האפשרויות כמעט בלתי מוגבלות. הירשמו עכשיו ל-MyGTS.

הטיפים המובילים שלנו לשולחים בינלאומיים בפעם הראשונה

חקרו, למדו והתכוננו מראש

כאשר מדובר בשילוח בינלאומי, ידע והיערכות מוקדמת יכולים לחסוך זמן, כסף ועוגמת נפש בהמשך הדרך.

לפני ביצוע המשלוח, חשוב להקדיש זמן לבדיקת מספר נושאים מרכזיים:

• עלויות היבוא הצפויות, לרבות מכסים, מיסים ואגרות החלות במדינת היעד.
• המידע והמסמכים הנדרשים בהתאם לסוג המוצר שאתם שולחים.
• מגבלות היבוא והדרישות הרגולטוריות החלות על המוצר במדינות שונות.
• רישיונות, אישורים או דרישות מיוחדות שעשויים להידרש לצורך שחרור המכס.

ביצוע הבדיקות הללו מראש ואימוץ גישה של "לעשות את זה נכון בפעם הראשונה" (Right First Time) יסייעו להפחית את הסיכון לעיכובים, טעויות ועלויות בלתי צפויות לאורך תהליך השילוח.

מעבר לכך, היערכות נכונה תאפשר לכם להעניק ללקוחותיכם חוויית משלוח טובה יותר, עם שקיפות גבוהה יותר, זמני אספקה צפויים ותהליך חלק ויעיל יותר מרגע ההזמנה ועד למסירת המשלוח.

איכות המידע בחשבונית המסחרית (Commercial Invoice Data Quality)

ולבסוף, אך בהחלט לא פחות חשוב, הקפידו לספק מידע מלא, מדויק ועדכני בחשבונית המסחרית (Commercial Invoice) בעת יצירת המשלוח. איכות הנתונים המוזנים במסמכי המשלוח היא אחד הגורמים המשמעותיים ביותר למניעת עיכובים בתהליך שחרור המכס.

להלן המידע העיקרי שיש לכלול:

פרטי השולח והנמען

יש לציין את מלוא הפרטים של השולח (Exporter/Shipper) ושל הנמען (Importer/Receiver), כולל:

• שם מלא
• כתובת מלאה (רחוב, מספר, עיר, מדינה ומיקוד)
• פרטי קשר מלאים, לרבות מספר טלפון וכתובת דוא"ל

מספרי זיהוי

ככל שנדרש, יש לציין את מספרי הזיהוי הרלוונטיים של השולח או הנמען, כגון:

• מספר מע"מ (VAT/GST)
• מספר EORI
• מספרי זיהוי נוספים הנדרשים במדינת היעד

תיאור הסחורה (Goods Description)

יש לספק תיאור מפורט של כל פריט במשלוח, תוך שימוש בשפה ברורה, מדויקת ומובנת.

קוד סיווג (HS Code) ומדינת מקור

עבור כל פריט יש לציין:

• קוד הסיווג המתאים (רצוי קוד המכס המלא של מדינת היבוא)
• מדינת המקור (Country of Origin), שהיא בדרך כלל המדינה שבה המוצר יוצר או יוצר באופן מהותי

ערך הסחורה והמטבע

יש לציין עבור כל פריט:

• ערך הסחורה
• פירוט עלויות רלוונטיות נוספות, כגון ביטוח, הובלה ואריזה
• המטבע שבו בוצעה העסקה

משקל וכמות

יש לכלול עבור כל פריט:

• משקל ברוטו ו/או נטו
• יחידת מידה (לדוגמה: ק"ג)
• כמות הפריטים (לדוגמה: 2 יחידות)

Incoterms® ומקום המסירה

יש לציין את תנאי הסחר הבינלאומיים (Incoterms®) ואת מיקום המסירה הנדרש בהתאם לתנאי הסחר שנבחרו.

הצהרת מקור (Proof of Origin Statement)

כאשר הדבר רלוונטי, מומלץ לכלול בחשבונית הצהרת מקור, שעשויה לאפשר קבלת שיעורי מכס מועדפים במסגרת הסכמי סחר בינלאומיים.

הצהרה זו עשויה להופיע תחת שמות כגון:

• Statement on Origin
• Country of Origin Statement
• Proof of Origin

סיבת היצוא

יש לציין את מטרת המשלוח, לדוגמה:

• יצוא קבוע (Permanent Export)
• תיקון והחזרה (Repair and Return)
• יצוא זמני (Temporary Export)
• מתנה (Gift)

דרישות נוספות

חשוב לבדוק האם קיימות דרישות נוספות החלות על הסחורה, כגון:

• רישיונות יבוא או יצוא
• אישורים ממשלתיים ייעודיים
• דרישות וטרינריות
• דרישות פיטוסניטריות (בריאות הצומח)
• אישורים רגולטוריים אחרים בהתאם לסוג המוצר ולמדינת היעד

המפתח למניעת עיכובים

אספקת מידע מלא ומדויק כבר בשלב יצירת המשלוח יכולה לסייע במניעת עיכובים, לצמצם פניות להשלמת מידע ולהבטיח תהליך שחרור מכס יעיל ומהיר יותר.

בנוסף, כאשר הלקוחות שלכם נהנים מחוויית משלוח חלקה, שקופה ואמינה, גדל הסיכוי שיבחרו לרכוש מכם שוב בעתיד.

כחברה הבינלאומית ביותר בעולם, הפועלת ביותר מ־220 מדינות וטריטוריות, DHL Express מסייעת לעסקים לנווט בין דרישות הסחר הגלובלי ומפשטת את ההתמודדות עם עולם המכס והשילוח הבינלאומי.

למידע מפורט נוסף, ניתן להוריד כאן את Global Customs Customer Guidelines של DHL.