Como embalar uma encomenda: guia passo a passo

Isto é especialmente importante para empresas de e-commerce em crescimento. De acordo com um estudo recente, 60% dos consumidores norte-americanos receberam produtos danificados de retalhistas online no último ano, tornando as embalagens inadequadas uma das principais causas de reclamações e devoluções. Um pouco mais de atenção antes de a encomenda sair do armazém pode, por isso, poupar tempo, dinheiro e preocupações mais tarde. 

Porque é que uma boa embalagem é importante para a sua empresa?

É fácil pensar na embalagem apenas como uma caixa que permite transportar os produtos de um ponto A para um ponto B. Na realidade, é uma parte importante da sua estratégia logística.

Uma boa embalagem ajuda a:

• Reduzir danos e custos. Uma encomenda bem embalada tem menos probabilidade de chegar danificada, ajudando a evitar substituições, reembolsos e clientes insatisfeitos.
• Criar uma boa primeira impressão. A embalagem é muitas vezes o primeiro contacto físico que um cliente tem com a sua marca. Uma experiência de unboxing cuidada pode criar uma impressão positiva e incentivar novas compras.
• Controlar os custos de envio. Escolher uma caixa adequada ao tamanho do produto e evitar espaço vazio desnecessário pode ajudar a reduzir os custos associados ao peso volumétrico e a tornar o transporte mais eficiente.

Quanto melhor for a embalagem, melhor protegidos estarão os seus produtos - e a reputação da sua marca.

Todos os envios começam pela escolha da embalagem certa. A solução mais adequada depende, naturalmente, do produto que vai enviar. Artigos frágeis, por exemplo, podem exigir cuidados adicionais.

Para a embalagem exterior, utilize uma caixa de cartão canelado nova e de boa qualidade, adequada ao tamanho e peso do envio. Para artigos mais pesados ou de maior valor, recomenda-se a utilização de caixas de parede dupla. As caixas de parede simples são adequadas para produtos mais leves.

No interior da caixa, escolha materiais de proteção que mantenham os produtos seguros e estáveis. Dependendo do artigo, pode utilizar papel de proteção, almofadas de ar, elementos de proteção moldados ou papel de embalagem reciclável. 

Nem todos os produtos precisam do mesmo nível de proteção.

O método de uma caixa é adequado para produtos resistentes, já embalados ou flexíveis, quando o material de proteção no interior de uma única caixa é suficiente.

Para produtos frágeis, valiosos, afiados ou com formatos irregulares, utilize o método de duas caixas. Coloque o produto de forma segura dentro de uma caixa interior mais pequena e, depois, coloque essa caixa dentro de uma caixa exterior maior, deixando pelo menos 6 cm de material de proteção em todos os lados. Esta camada adicional ajuda a absorver impactos e vibrações durante o transporte, reduzindo significativamente o risco de danos. 

Independentemente do método escolhido, o objetivo é o mesmo: impedir que os produtos se movimentem dentro da caixa.

Preencha os espaços vazios com materiais de proteção adequados, como papel amarrotado, almofadas de ar, elementos moldados ou material de enchimento à base de plantas, consoante o produto que está a enviar.

Se conseguir ouvir ou sentir o conteúdo a mexer quando abana suavemente a caixa, adicione mais material de proteção antes de a fechar. 

A forma como organiza os produtos dentro da caixa é tão importante como a própria embalagem.

Coloque os artigos mais pesados no fundo e os mais leves em cima. Preencha os espaços vazios com material de proteção para evitar que os produtos se desloquem durante o transporte e evite concentrar demasiado peso num dos cantos da caixa.

Se estiver a enviar vários produtos na mesma encomenda, separe-os com material de proteção para evitar que choquem uns com os outros durante o transporte. 

Mesmo a caixa mais resistente pode não cumprir a sua função se não for devidamente fechada.

Utilize fita adesiva resistente, própria para embalagens e transporte. Evite fita de papel, fita americana, cordel ou fio, que podem não oferecer resistência suficiente.

Para caixas de cartão, utilize o método da fita em H: aplique fita ao longo da junção central e sobre as duas extremidades, tanto na parte superior como na inferior da caixa, formando um “H”. Este método reforça a embalagem e ajuda a evitar que a caixa se abra durante o manuseamento.

Nos envios internacionais, certifique-se de que as etiquetas estão bem visíveis, seguras e fáceis de ler. Evite colocar fita adesiva sobre os códigos de barras, uma vez que os reflexos podem dificultar a leitura durante o processo de digitalização.

Também deverá preparar a documentação aduaneira necessária. Os documentos mais comuns incluem:

• Fatura Comercial — descreve o conteúdo do envio, o seu valor, o país de origem e outras informações importantes utilizadas pelas autoridades aduaneiras para determinar direitos, impostos e requisitos de desalfandegamento.
• Air Waybill (AWB) — é o documento de transporte do envio. Contém informações importantes sobre o expedidor, o destinatário e a encomenda e permite acompanhar o envio ao longo do seu percurso.
• Código SH (Sistema Harmonizado) — código internacional utilizado para classificar produtos e indicar às autoridades aduaneiras exatamente o que está a ser enviado. Utilizar o código SH correto ajuda a reduzir o risco de atrasos e de aplicação incorreta de direitos ou impostos. 

Uma documentação correta ajuda as autoridades aduaneiras a processar o envio mais rapidamente e reduz o risco de atrasos.

Dependendo do método de envio, estes documentos podem ter de ser colocados de forma segura no exterior da encomenda, dentro de uma bolsa própria para documentação, ou enviados eletronicamente antes da recolha.

Muitos serviços DHL Express permitem utilizar o Paperless Trade, que possibilita o envio digital dos documentos aduaneiros, sem necessidade de os imprimir e anexar à encomenda.

Se não tiver a certeza de que documentação precisa, o MyGTS (My Global Trade Services) pode ajudar. Esta ferramenta online gratuita fornece orientações sobre requisitos aduaneiros, ajuda a encontrar o código SH correto e indica quais os documentos que podem ser necessários para o destino antes de efetuar o envio.

Antes de enviar a sua encomenda, confirme se os produtos pertencem a alguma categoria de artigos restritos ou regulamentados.

Artigos como baterias de lítio, perfumes, aerossóis e determinados produtos químicos podem ser classificados como mercadorias perigosas e exigir embalagens, etiquetagem ou documentação específicas antes de poderem ser transportados.

É também importante verificar os requisitos de importação do país de destino, uma vez que as restrições podem variar consoante o mercado.

Tem uma empresa de e-commerce? A embalagem é muitas vezes o primeiro contacto físico que os clientes têm com a sua marca. Dedicar algum tempo a criar uma experiência de unboxing memorável pode fazer a diferença.

Pequenos detalhes, como caixas personalizadas, papel de seda, autocolantes ou uma nota de agradecimento, podem tornar o envio mais especial e memorável, sem aumentar significativamente os custos.

Mas não se esqueça: a imagem da marca nunca deve comprometer a proteção do produto. Uma encomenda visualmente apelativa continua a ter de chegar ao destino em perfeitas condições.

Sejamos honestos: as devoluções são uma das partes menos apelativas de gerir uma empresa de e-commerce. Consomem tempo, têm custos e criam trabalho adicional.

A boa notícia? Um processo de devolução simples pode jogar a seu favor. Os clientes têm maior probabilidade de voltar a comprar a um retalhista quando podem devolver um produto de forma rápida e sem complicações. Por isso, vale a pena tornar esta experiência o mais simples possível.

Comece pela embalagem. Sempre que possível, escolha caixas ou embalagens que os clientes possam voltar a fechar e reutilizar para a devolução. Incluir instruções claras para a devolução ou, quando adequado, uma etiqueta de devolução já impressa também pode simplificar o processo.

Pode parecer um pequeno detalhe, mas uma devolução simples pode deixar uma impressão tão positiva como uma entrega bem-sucedida - e ajudar a transformar uma compra pontual numa relação duradoura com o cliente.

Uma embalagem mais sustentável não é apenas melhor para o ambiente - também pode beneficiar a sua empresa. Utilizar menos materiais significa menos desperdício, custos de materiais mais baixos e, em muitos casos, custos de transporte inferiores.

Sempre que possível, escolha materiais recicláveis ou provenientes de fontes responsáveis, evite caixas demasiado grandes e utilize apenas a quantidade de material de proteção necessária para proteger os seus produtos.

Dimensionar corretamente a embalagem não só reduz o desperdício como também pode ajudar a diminuir os custos de transporte, ao reduzir o peso volumétrico. 

Se estiver a fazer envios internacionais, verifique também os regulamentos relativos às embalagens no mercado de destino. Alguns materiais, como o poliestireno expandido (EPS ou Styrofoam®), estão sujeitos a restrições ou estão a ser gradualmente eliminados em determinados países e regiões devido à legislação ambiental.

Optar por alternativas recicláveis ou reutilizáveis pode ajudar a preparar os seus envios para futuras alterações regulamentares e, simultaneamente, demonstrar o compromisso da sua empresa com práticas de transporte mais sustentáveis.

É uma pequena mudança que pode ter um grande impacto - não só no ambiente, mas também junto de clientes que valorizam cada vez mais as empresas que reduzem o desperdício de embalagens.

Outros aspetos a considerar nos envios internacionais

Mesmo uma encomenda perfeitamente embalada pode ter problemas se não cumprir os requisitos de envio do país de destino.

Antes de enviar a sua encomenda, verifique se os produtos são permitidos no mercado de destino e se são necessárias documentação, licenças ou certificações adicionais.

Mais uma vez, o MyGTS pode ajudar - pense nele como o assistente digital de envios da sua PME.

Certifique-se de que a Fatura Comercial, os códigos SH e as declarações aduaneiras descrevem corretamente o conteúdo da encomenda. Uma documentação incorreta ou incompleta é uma das causas mais comuns de atrasos no processo aduaneiro.

Também é importante verificar quem será responsável pelo pagamento dos eventuais direitos e impostos antes de efetuar o envio. Conhecer estes requisitos antecipadamente pode ajudar a evitar custos inesperados e a minimizar atrasos no processo aduaneiro. 

Pronto para enviar?

Depois de embalar a sua encomenda de forma segura, o passo seguinte é escolher o parceiro de transporte certo.

Com a DHL Express, pode combinar serviços de transporte internacional especializados com conhecimento em matéria aduaneira, rastreamento de ponta a ponta e uma rede de entrega internacional fiável, para ajudar as suas encomendas a chegar aos clientes de forma rápida e segura, onde quer que estejam.