Trong bối cảnh thương mại quốc tế đang dần chuyển đổi số, kiểm tra hải quan không còn là một yêu cầu hiếm gặp hay mang tính ngẫu nhiên. Các cơ quan quản lý hiện nay có thể sử dụng dữ liệu lớn, trí tuệ nhân tạo (AI) và các công cụ phân tích để xác định những doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro trước khi tiến hành kiểm tra.
Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp không nên chỉ chuẩn bị khi nhận được thông báo kiểm tra. Thay vào đó, việc xây dựng quy trình quản lý hồ sơ và tuân thủ hải quan bài bản từ đầu sẽ giúp giảm thiểu rủi ro và tránh những chi phí phát sinh không đáng có.
Mã HS (Harmonized System Code) là cơ sở để xác định mức thuế, chính sách quản lý hàng hóa và nhiều yêu cầu pháp lý khác trong hoạt động xuất nhập khẩu.
Tuy nhiên, đây cũng là một trong những nội dung thường xảy ra sai sót nhất trong khai báo hải quan. Nhiều doanh nghiệp có xu hướng lựa chọn mã HS dựa trên mức thuế suất thấp hơn thay vì căn cứ vào đặc điểm thực tế của sản phẩm. Đây là một trong những lý do dễ thu hút sự chú ý của cơ quan quản lý.
Một số lỗi phổ biến bao gồm:
Phân loại sai giữa linh kiện và thành phẩm: Một sản phẩm hoàn chỉnh có thể bị khai báo dưới dạng các bộ phận riêng lẻ nhằm áp dụng mức thuế thấp hơn.
Bỏ sót các ghi chú pháp lý trong biểu thuế: Các ghi chú chương và ghi chú phân nhóm thường đóng vai trò quan trọng trong việc xác định mã HS chính xác.
Sử dụng mã "khác" khi đã có mã cụ thể hơn: Việc lựa chọn các mã tổng quát có thể làm tăng nguy cơ bị cơ quan hải quan yêu cầu giải trình.
Thiếu nhất quán giữa các thị trường: Cùng một mặt hàng nhưng lại sử dụng các mã HS khác nhau tại các quốc gia khác nhau có thể khiến doanh nghiệp bị đánh giá là thiếu chính sách phân loại nhất quán.
Việc rà soát định kỳ danh mục mã HS là cần thiết, đặc biệt khi có thay đổi về quy định hoặc khi doanh nghiệp mở rộng sang các thị trường mới.
Một trong những mục tiêu quan trọng của kiểm tra sau thông quan là xác định liệu doanh nghiệp có khai báo đúng trị giá tính thuế hay không.
Nhiều doanh nghiệp cho rằng giá trị ghi trên hóa đơn thương mại chính là trị giá hải quan cuối cùng. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều khoản chi phí khác có thể cần được xem xét khi xác định trị giá tính thuế.
Các vấn đề thường bị cơ quan chức năng rà soát bao gồm:
Đảm bảo tính chính xác trong khai báo trị giá hải quan không chỉ giúp doanh nghiệp tránh truy thu thuế mà còn góp phần xây dựng hồ sơ tuân thủ bền vững trong dài hạn.
Việc triển khai hóa đơn điện tử trên diện rộng đã tạo ra sự kết nối chặt chẽ hơn giữa dữ liệu thuế và dữ liệu hải quan. Ngày nay, các cơ quan quản lý có thể đối chiếu dữ liệu gần như theo thời gian thực để phát hiện những điểm bất thường.
Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý:
Dữ liệu phải nhất quán: Thông tin trên hóa đơn thương mại, hóa đơn điện tử, hồ sơ kế toán và tờ khai hải quan cần đồng bộ với nhau.
Sai sót được phát hiện nhanh hơn: Các hệ thống kiểm tra tự động có thể phát hiện chênh lệch ngay khi dữ liệu được gửi lên hệ thống.
Giảm phụ thuộc vào quy trình thủ công: Việc nhập liệu thủ công làm tăng nguy cơ phát sinh lỗi và tạo ra các khác biệt không mong muốn giữa các bộ hồ sơ.
Tăng yêu cầu về quản trị dữ liệu: Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo tính chính xác của dữ liệu ngay từ đầu.
Trong môi trường số hóa hiện nay, quản lý dữ liệu hiệu quả không chỉ là yêu cầu về vận hành mà còn là yếu tố quan trọng trong hoạt động tuân thủ.
Mỗi quốc gia đều có những lĩnh vực được cơ quan hải quan tập trung giám sát nhiều hơn. Tại Việt Nam, một số nội dung thường xuyên được đưa vào diện kiểm tra bao gồm:
Gian lận xuất xứ hàng hóa: Việc khai báo sai xuất xứ nhằm hưởng ưu đãi từ các hiệp định thương mại tự do có thể dẫn đến hậu quả nghiêm trọng.
Nhập khẩu hàng hóa đã qua sử dụng: Việt Nam áp dụng nhiều quy định chặt chẽ đối với hàng hóa đã qua sử dụng. Cố gắng nhập khẩu hàng cũ như quần áo hoặc điện tử mà không có đủ tờ khai và giấy phép theo các quy định như Nghị định 69/2018/NĐ-CP có thể dẫn đến việc bị tịch thu lô hàng.
Thay đổi mục đích sử dụng hàng hóa miễn thuế: Nếu hàng hóa được nhập khẩu theo diện ưu đãi hoặc miễn thuế nhưng sau đó được sử dụng cho mục đích khác, doanh nghiệp có thể phải thực hiện các nghĩa vụ khai báo bổ sung.
Hồ sơ không đầy đủ hoặc thiếu tính nhất quán: Sự khác biệt giữa hợp đồng, hóa đơn, vận đơn và các chứng từ liên quan có thể làm phát sinh nghi vấn trong quá trình kiểm tra.
Việc hiểu rõ các trọng tâm quản lý của cơ quan hải quan sẽ giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xây dựng chiến lược tuân thủ phù hợp. DHL, với sự am hiểu thị trường và mạng lưới dày đặc trên hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ có thể giúp doanh nghiệp trong việc điều chỉnh các tờ khai để đáp ứng các yêu cầu cụ thể của Tổng cục Hải quan Việt Nam, nhằm đảm bảo quá trình lưu thông suôn sẻ cho lô hàng của Quý khách.
Trong quá trình hoạt động, sai sót là điều khó tránh khỏi. Tuy nhiên, cách doanh nghiệp xử lý sai sót mới là yếu tố quan trọng. Nhiều cơ quan quản lý đánh giá tích cực những doanh nghiệp chủ động phát hiện và khắc phục vấn đề trước khi bị kiểm tra.
Lợi ích của việc chủ động rà soát và điều chỉnh bao gồm:
Một trong những sai lầm phổ biến là cho rằng hồ sơ chỉ cần được lưu giữ trong thời gian ngắn sau khi hàng hóa được thông quan.
Trên thực tế, các cuộc kiểm tra sau thông quan có thể diễn ra nhiều năm sau thời điểm lô hàng được nhập khẩu. Doanh nghiệp nên:
Tuân thủ hải quan không chỉ là việc khai báo chính xác từng lô hàng. Đó còn là khả năng xây dựng một hệ thống quản trị dữ liệu, hồ sơ và quy trình vận hành đủ mạnh để đáp ứng các yêu cầu kiểm tra bất cứ lúc nào.
Trong bối cảnh các cơ quan quản lý ngày càng ứng dụng công nghệ để giám sát hoạt động thương mại, việc chuẩn bị sẵn sàng ngay từ hôm nay sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro, bảo vệ dòng tiền và duy trì hoạt động xuất nhập khẩu ổn định trong dài hạn.
Làm việc cùng các chuyên gia logistics và hải quan giàu kinh nghiệm sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình tuân thủ hiệu quả hơn, đồng thời nâng cao khả năng thích ứng với những thay đổi của môi trường thương mại toàn cầu.
Các sai lầm phổ biến nhất tại Việt Nam bao gồm việc sử dụng mã HS không chính xác để giảm nghĩa vụ thuế hoặc không khai báo đầy đủ các chi phí tính thuế như tiền bản quyền trong giá trị hải quan. Với việc triển khai hóa đơn điện tử trên toàn quốc, sự không khớp dữ liệu kỹ thuật số giữa tờ khai thuế và hải quan cũng là nguyên nhân ngày càng phổ biến dẫn đến kiểm tra trong năm 2026.
Các công cụ AI của hải quan sẽ đánh dấu các doanh nghiệp đột ngột chuyển từ mã thuế cao sang mã thấp hơn cho cùng một sản phẩm hoặc sản phẩm tương tự. Nếu không có sự thay đổi kỹ thuật rõ ràng của sản phẩm để biện minh cho điều này, đây có thể bị coi là "kỹ thuật thuế quan", dẫn đến việc kiểm tra chi tiết hơn các tờ khai trong quá khứ.
Kiểm tra sau thông quan (PCA) là một cuộc kiểm tra do GDVC thực hiện sau khi hàng hóa của bạn đã được thông quan và nhập vào Việt Nam. Các cơ quan chức năng xem xét hồ sơ lịch sử của bạn trong tối đa năm năm qua để xác minh rằng bạn đã nộp đúng số thuế và lệ phí cho tất cả các lô hàng.
Đây là một quy trình chính thức trong đó doanh nghiệp thông báo cho cơ quan hải quan về sai sót trong tờ khai mà mình đã phát hiện trước khi cơ quan chức năng tìm thấy. GDVC khuyến khích cách tiếp cận chủ động này và trong hầu hết các trường hợp sẽ giảm đáng kể hoặc thậm chí miễn các hình phạt cho các doanh nghiệp thể hiện cam kết tự tuân thủ.
Có, năm 2026, chính phủ Việt Nam tích cực liên kết cơ sở dữ liệu hải quan và thuế. Họ hệ thống hóa so sánh giá trị bạn khai báo tại biên giới cho mục đích hải quan với các giá trị được báo cáo trên tờ khai thuế doanh nghiệp để xác định bất kỳ sự chênh lệch nào có thể chỉ ra việc nộp thiếu thuế hoặc lệ phí.
Share
