Apakah kiriman Anda melanggar peraturan pengiriman UE? Berikut cara menghindarinya

Barang yang ditolak oleh Bea dan Cukai, keterlambatan pengiriman, dan pelanggan yang tidak puas – ini adalah mimpi buruk yang tidak ingin dihadapi oleh para pengirim internasional. Jika Anda ingin merambah pasar internasional, maka pengiriman ke Uni Eropa (UE) mungkin sudah masuk dalam rencana Anda. 

Karena itu, Anda perlu memahami berbagai aturan pengiriman baru di  Uni Eropa. Kepatuhan menjadi sangat penting agar terhindar dari masalah dan barang kiriman Anda bisa sampai ke tujuan dengan lancar. 

Salah satu bagian penting dari peraturan pengiriman Uni Eropa adalah Sistem Kontrol Impor 2 (ICS2), yaitu inisiatif penting yang dirancang untuk meningkatkan keamanan dan memperlancar  untuk arus perdagangan yang sah ke dan di dalam wilayah Uni Eropa. 

Lanjutkan membaca untuk mengetahui apa saja yang perlu Anda lakukan agar tetap patuh pada peraturan, dan bagaimana ahli logistik internasional yang terpercaya seperti DHL Express dapat membantu Anda meraih kesuksesan dalam pengiriman.

Mengirim dalam wilayah kepabeanan Eropa: Sistem Kontrol Impor 2

Tujuan utama Sistem Kontrol Impor 2 adalah untuk meningkatkan kemampuan analisis risiko. Peraturan ini mewajibkan bisnis yang mengimpor atau mengekspor barang untuk mengirimkan data keamanan dan keselamatan secara lengkap melalui dokumen Entry Summary Declaration (ENS) lewat ICS2. Pendekatan proaktif ini bertujuan untuk mengidentifikasi barang kiriman berisiko tinggi secara lebih efektif dan mengambil tindakan pada titik yang paling tepat dalam rantai pasok, sambil tetap memperlancar arus perdagangan.

Oleh karena itu, penting untuk menyerahkan deklarasi ICS2 Anda sebelum barang tiba di negara tujuan di wilayah Uni Eropa dan memastikan bahwa informasi yang diberikan akurat. Upaya ini dapat membantu Anda menghindari keterlambatan di Bea dan Cukai, denda, dan kemungkinan penolakan di titik pemeriksaan, sehingga operasional bisnis Anda tetap berjalan lancar. 

Cara mengirim barang ke Uni Eropa sesuai aturan ICS2

Untuk memastikan kepatuhan saat mengirim barang ke Uni Eropa sesuai aturan Sistem Kontrol Impor 2 (ICS2), ikuti langkah-langkah¹ berikut:

1. Dapatkan atau verifikasi nomor EORI Anda: Anda harus memiliki nomor EORI (Economic Operators Registration and Identification) yang dikeluarkan oleh negara anggota Uni Eropa untuk mengajukan ENS Anda. Jika Anda sudah rutin mengirim ke Eropa, pastikan nomor EORI Anda masih berlaku dan benar.
2. Siapkan sistim IT dan proses bisnis: Sesuaikan sistim IT internal dan prosedur bisnis Anda agar sesuai dengan persyaratan pengisian data ICS2, termasuk menyelesaikan uji kesesuaian mandiri (self-conformance test) yang diwajibkan.
3. Kumpulkan dokumen yang diperlukan: Siapkan semua dokumen penting untuk pengiriman internasional, seperti commercial invoice, daftar kemasan (packing list), dan bill of lading. Pastikan semua data lengkap dan akurat untuk pengiriman ke Eropa.
4. Lengkapi dan kirimkan ENS melalui ICS2: Ajukan Pernyataan ENS (Entry Summary Declaration) secara lengkap untuk semua barang yang dikirim. Deklarasi ini memuat informasi terperinci, seperti kode HS, jumlah, berat, deskripsi barang, data pengirim dan penerima, serta negara asal barang.

Contoh situasi umum ketidakpatuhan dan cara menghindarinya

Ketidakpatuhan terhadap aturan pengiriman di Uni Eropa bisa menimbulkan biaya besar bagi bisnis Anda, namum risiko ini dapat diminimalisir dengan memahami dan mengantisipasi kesalahan umum sejak awal:

1. Penilaian barang yang tidak akurat

Salah satu pelanggaran umum dalam perdagangan internasional adalah menyatakan nilai barang lebih rendah dari nilai sebenarnya (undervaluation). Hal ini terjadi ketika nilai barang yang dikirim dicantumkan lebih rendah, baik secara sengaja atau tidak sengaja. Tindakan ini bisa pembayaran pajak dan bea masuk yang tidak sesuai, dan dianggap sebagai bentuk penghindaran pajak. 

Penghindaran pajak dapat dikenakan sanksi berat, seperti denda besar dan penyitaan barang. Selain itu, nilai barang yang tidak akurat bisa menyebabkan kesalahan perhitungan bea masuk dan pajak, sehingga barang tertahan dalam proses clearance Bea dan Cukai, yang menyebabkan keterlambatan yang menjengkelkan.

Lebih parah lagi, jika hal ini terjadi berulang kali, pengirim bisa masuk daftar hitam oleh otoritas kepabeanan. Akibatnya, semua pengiriman selanjutnya akan diawasi lebih ketat atau bahkan bisa ditolak.

Cara menghindari pelanggaran saat mengirim barang ke Uni Eropa:

• Deklarasi yang akurat: Selalu cantumkan nilai barang yang benar dan sesuai di semua dokumen pengiriman internasional.
• Kerja sama dengan mitra logistik: Bekerja sama dengan penyedia layanan logistik internasional yang terpercaya untuk memastikan semua nilai tercantum dengan benar dan dipahami dengan jelas.
• Pahami aturannya: Pelajari dan pahami peraturan terkait deklarasi Bea dan Cukai agar tidak melakukan kesalahan yang tidak disengaja.

2. Pengiriman produk palsu

Produk palsu adalah barang tiruan yang melanggar hak kekayaan intelektual seperti merek dagang dan hak cipta. Bisnis yang mengimpor atau mengekspor barang seperti ini bisa dikenakan denda dan sanksi yang besar. 

Selain itu, barang ilegal ini seringkali dinilai lebih rendah dari nilai sebenarnya, yang memperparah pelanggaran karena dianggap sebagai penghindaran pajak. Tindakan ini dapat merusak reputasi bisnis Anda secara serius dan menimbulkan masalah hukum.

Cara menghindari pelanggaran saat mengirim ke Uni Eropa:

• Lakukan pemeriksaan menyeluruh: Teliti asal-usul produk Anda dan lakukan pengecekan ketat untuk memastikan semua barang yang akan dikirim adalah asli.
• Hormati hak kekayaan intelektual: Pastikan semua produk Anda hukum kekayaan intelektual, termasuk perlindungan merek dagang dan hak cipta.

3. Deskripsi barang yang tidak akurat

Deskripsi barang digunakan untuk menentukan klasifikasi tarif yang tepat pada setiap pengiriman. Oleh karena itu, jika deskripsi barang yang dikirim tidak akurat, hal ini akan langsung memengaruhi perhitungan bea masuk dan pajak. Akibatnya, otoritas Bea dan Cukai bisa menahan atau bahkan menolak pengiriman, sehingga dapat menyebabkan keterlambatan dan biaya tambahan.

Cara menghindari pelanggaran saat mengirim ke Uni Eropa:

• Informasi yang lengkap dan jelas: Berikan detail yang akurat dan lengkap tentang barang Anda, termasuk jenis, jumlah, berat, dan ciri khusus lainnya. Pastikan deskripsi cukup spesifik agar barang bisa diklasifikasikan dengan benar.
• Hindari istilah umum: Hindari penggunaan kata-kata yang terlalu atau tidak jelas, karena bisa membuat otoritas Bea dan Cukai ragu terhadap isi pengiriman Anda.

Memberikan deskripsi barang yang benar dan akurat adalah hal yang sangat penting. Jika deskripsi sering salah atau tidak konsisten, pengirim bisa masuk daftar hitam dan pengiriman berikutnya akan diperiksa lebih ketat, atau bahkan ditolak sepenuhnya.

4. Informasi pengirim dan penerima yang salah

Memberikan  informasi pengirim dan penerima yang tidak akurat bisa menimbulkan masalah kepatuhan yang serius bagi bisnis Anda. Misalnya, menggunakan nama palsu atau data yang tidak lengkap bisa menyebabkan keterlambatan dalam proses clearance Bea dan Cukai, berdampak pada proses pemeriksaan pihak yang ditolak (denied party screening), dan menghambat proses pemeriksaan keamanan impor oleh pihak berwenang. 

Akibatnya, pengiriman bisa tertahan atau bahkan ditolak di perbatasan, menimbulkan biaya tambahan dan merusak reputasi bisnis Anda dalam pengiriman internasional.

Cara menghindari pelanggaran saat mengirim ke Uni Eropa:

• Berikan data yang akurat: Selalu berikan informasi pengirim dan penerima (True Shipper and Receiver) yang benar dan terkini, termasuk nama lengkap, alamat, dan detail kontak.
• Pertahankan konsistensi: Pastikan semua informasi ditulis dengan format yang konsisten di semua dokumen pengiriman internasional.
• Perbarui data dengan cepat: Segera lakukan pembaruan jika ada perubahan pada informasi pengirim atau penerima agar tidak terjadi ketidaksesuaian dan memastikan kelancaran komunikasi dengan otoritas Bea dan Cukai.

Patuhi aturan pengiriman bersama DHL Express

Mematuhi peraturan saat mengirim barang ke Uni Eropa bukan hanya kewajiban hukum – tetapi juga langkah penting untuk menjaga reputasi bisnis Anda dan memastikan kesuksesan jangka panjang. Namun, mengikuti perkembangan aturan pengiriman Uni Eropa, sambil tetap menjalankan aktivitas bisnis sehari-hari bisa menghadirkan tantangan tersendiri. 

Karena itu, bekerja sama dengan penyedia layanan logistik internasional berpengalaman seperti DHL Express akan sangat membantu. Di DHL Express, kami ahli dalam membantu bisnis seperti Anda menghadapi berbagai aturan yang rumit dalam pengiriman dari Indonesia ke Uni Eropa, Inggris Raya (Inggris), dan negara lainnya. 

Dengan keahlian dan dukungan penuh dari tim kami, Anda bisa mengurangi risiko pelanggaran aturan dan menyederhanakan proses clearance Bea dan Cukai. Selain itu, jaringan pengiriman ekspres kami di seluruh dunia serta sistim pelacakan canggih, memastikan kiriman Anda sampai dengan aman dan efisien. Anda bisa lebih tenang.

Kendalikan proses pengiriman Anda bersama DHL Express. Buka akun bisnis hari ini dan manfaatkan pengalaman kami untuk mendukung kelancaran perdagangan global Anda.