Jika Anda menjalankan bisnis di Indonesia dan mulai mengirim paket internasional melalui udara, Anda akan segera mengenal dokumen penting bernama air waybill (AWB). Anda mungkin juga bertanya, “Apa itu consignment note dan mengapa dokumen ini sangat penting?”
Sederhananya, AWB atau consignment note adalah tanda terima pengiriman barang melalui udara. Dokumen ini juga berfungsi sebagai perjanjian pengiriman antara pengirim dan maskapai atau perusahaan kargo udara.
Bagi Anda yang baru terjun ke dunia ekspor, dokumen pengiriman mungkin terasa rumit. Namun, memahami AWB adalah kunci agar proses pengiriman internasional menjadi lebih lancar dan minim kendala.
Melalui panduan ini, Anda akan memahami apa itu AWB, jenis-jenisnya, informasi yang tercantum di dalamnya, serta cara mengisinya dengan benar. Dengan pemahaman yang baik tentang air waybill, Anda dapat mempercepat proses clearance Bea dan Cukai, menghindari keterlambatan, dan mengurangi stres dalam proses pengiriman internasional.
1. Apa itu air waybill dan mengapa saya membutuhkannya?
Air waybill (AWB) adalah dokumen dasar dalam perdagangan internasional dan pelacakan pengiriman udara. Dokumen ini bukan sekadar kertas biasa, tetapi memiliki beberapa fungsi penting yang sangat memengaruhi kelancaran pengiriman internasional Anda.
Seperti yang disebutkan, air waybill (AWB) berfungsi sebagai bukti penerimaan sekaligus perjanjian pengiriman untuk barang Anda. Saat Anda menyerahkan kiriman kepada maskapai, AWB menjadi tanda terima yang mengonfirmasi bahwa barang sudah diterima dan pihak maskapai bertanggung jawab untuk mengirimkannya sesuai kesepakatan. Hal ini penting bagi pengirim karena AWB menjadi bukti resmi bahwa barang sudah berada dalam penguasaan pihak pengangkut.
Namun, peran AWB tidak berhenti sampai di situ. AWB juga sangat penting dalam proses clearance Bea dan Cukai, karena otoritas di berbagai negara menggunakan informasi di dalam AWB untuk:
- Menentukan bea masuk dan pajak: Ini akan langsung memengaruhi total biaya pengiriman dan harga yang Anda tawarkan kepada pelanggan.
- Menegakkan peraturan: Memastikan kiriman Anda sesuai dengan ketentuan hukum, sehingga terhindar dari keterlambatan dan potensi denda.
- Memastikan kepatuhan terhadap aturan perdagangan internasional: Hal ini mendukung perdagangan yang adil bagi semua pelaku usaha.
Bagi Anda sebagai pengirim, ketepatan dan kelengkapan data di AWB sangatlah penting, karena akan memberikan manfaat berikut:
- Proses clearance Bea dan Cukai lebih cepat: Barang dapat melewati proses clearance dengan lancar, waktu pengiriman lebih singkat, dan produk lebih cepat sampai ke pelanggan.
- Mengurangi keterlambatan pengiriman: Informasi yang akurat mencegah barang untuk ditahan dan adanya tambahan biaya penyimpanan.
- Lebih sedikit kendala: Risiko masalah hukum dapat diminimalkan dan proses pengiriman menjadi lebih lancar serta dapat diprediksi.
2. Jenis airbill
Terdapat beberapa jenis AWB yang digunakan sesuai dengan kebutuhan dalam proses pengiriman udara:
- Master Air Waybill (MAWB): MAWB diterbitkan oleh maskapai utama dan digunakan untuk pengiriman yang melibatkan beberapa agen atau maskapai. Dokumen ini menjadi perjanjian pengiriman antara pengirim dan maskapai utama yang menangani pengiriman secara keseluruhan. MAWB mencakup perjalanan barang dari bandara asal hingga tujuan akhir, sehingga memudahkan koordinasi, pembagian tanggung jawab, dan pengelolaan risiko di antara semua pihak yang terlibat.
- House Air Waybill (HAWB): HAWB digunakan oleh freight forwarder dan diterbitkan untuk setiap pengiriman individual yang digabungkan dalam satu pengiriman besar dengan satu MAWB. Dokumen ini berfungsi sebagai perjanjian antara pengirim (shipper) dan freight forwarder, yang menjelaskan ketentuan pengangkutan barang secara spesifik di dalam pengiriman gabungan tersebut. Dengan adanya HAWB, setiap kiriman bisa dilacak dan dikelola secara lebih detail. Dokumen ini memberikan kejelasan informasi bagi pengirim dan penerima, serta memudahkan pencarian dan pemantauan barang tertentu di dalam satu pengiriman besar. Hasilnya, proses logistik menjadi lebih efisien dan transparan.
- Electronic Air Waybill (e-AWB): e-AWB semakin banyak digunakan karena mengurangi kebutuhan dokumen kertas dan membuat proses pengiriman menjadi lebih sederhana dan cepat. Versi digital dari air waybill ini membantu pengolahan dan pertukaran data menjadi lebih efisien, sehingga informasi pengiriman dapat dikirim lebih cepat, risiko kesalahan berkurang, dan keamanan data pun menjadi lebih baik.
3. Mengelola pengiriman dengan air waybill (AWB)
Air Waybill (AWB) adalah dokumen penting yang menjadi panduan pengiriman kargo atau paket Anda selama proses pengiriman. Dokumen ini juga menjelaskan tanggung jawab semua pihak yang terlibat dan memastikan paket Anda dapat dikirim dengan lancar.
Jika Anda mengirim menggunakan DHL Express, berikut cara kerja AWB dalam proses pengiriman udara:
Proses awal pengiriman dan penjemputan (pickup)
Proses dimulai dari Anda sebagai pengirim (shipper) dengan menyiapkan barang untuk diekspor dan memastikan kemasannya sudah aman untuk pengiriman.
Selanjutnya, Anda menjadwalkan penjemputan (pickup) dengan DHL Express.
Kemudian, Anda mengisi House Air Waybill (HAWB) melalui tools online DHL Express. Dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengiriman yang detail dan dilengkapi dengan nomor resi unik, sehingga Anda dapat melacak perjalanan paket Anda. Informasi ini juga dapat digunakan untuk mengirimkan pemberitahuan pengiriman kepada penerima.
Proses transit dan penanganan oleh DHL Express
DHL Express mengambil alih tanggung jawab atas pengiriman Anda dan mengangkutnya melalui jaringan global DHL Express.
AWB akan selalu menyertai pengiriman selama perjalanan, berisi informasi penting bagi tim DHL Express yang menangani paket Anda. Hal ini memastikan instruksi pengiriman dijalankan dengan benar dan paket dikirim melalui rute yang sesuai.
Proses clearance Bea dan Cukai serta pengantaran
Setibanya di negara tujuan, DHL Express akan menangani proses kepabeanan dan peraturan impor. Pada tahap ini, AWB sangat penting karena memberikan informasi yang dibutuhkan oleh pihak bea cukai mengenai kiriman Anda.
Terakhir, DHL Express mengantarkan kiriman ke penerima (consignee) sesuai dengan instruksi pengiriman yang tercantum di AWB dan perjanjian pengiriman.
4. Cara mengisi Air Waybill (AWB)
Mengisi air waybill dengan benar sangat penting agar pengiriman Anda dapat diproses dengan lancar dan tanpa hambatan. Berikut panduan mudah untuk mengisi AWB DHL Express dengan tepat:
Langkah 1: Isi data pengirim (Shipper)
Cantumkan nama, alamat, dan informasi kontak orang atau perusahaan yang mengirim barang.
Langkah 2: Isi data penerima (Receiver)
Tuliskan nama, alamat, dan informasi kontak penerima barang dengan jelas dan lengkap.
Langkah 3: Isi detail pengiriman
Periksa tanggal pengiriman, nomor air waybill, tanggal pembuatan pengiriman, serta jenis layanan DHL Express yang digunakan.
Langkah 4: Isi detail paket
Pastikan berat paket, jumlah koli, serta detail barang seperti kode HS (Harmonized System) diisi dengan benar.
Langkah 5: Isi nomor akun pembayar
Masukkan nomor akun DHL Express yang akan membayar biaya pengiriman.
Langkah 6: Isi kode asal dan tujuan
Periksa kembali kode bandara (3 huruf) untuk lokasi asal dan tujuan pengiriman.
Langkah 7: Periksa kembali dan tanda tangan
Tinjau seluruh data pada AWB untuk memastikan semuanya sudah benar dan lengkap. Tanda tangani AWB sebagai tanda persetujuan dan izin pengiriman.
Langkah 8: Lampirkan dokumen pendukung
Lampirkan dokumen tambahan yang diperlukan, seperti commercial invoice, surat keterangan asal barang (COO), atau izin ekspor/impor.
Langkah 9: Serahkan AWB ke pihak pengangkut
Serahkan AWB yang sudah diisi lengkap bersama paket Anda kepada DHL Express. Pihak DHL akan memeriksa kelengkapan dan keakuratan data sebelum menerima pengiriman.
Langkah 10: Simpan salinan AWB
Selalu simpan salinan AWB untuk arsip Anda. Dokumen ini berguna untuk melacak pengiriman, mengurus klaim jika diperlukan, dan pencatatan bisnis Anda.
5. Tips agar pengisian AWB akurat dan efisien
Pengisian air waybill (AWB) yang akurat sangat penting untuk memastikan proses pengiriman berjalan lancar. Kesalahan data dapat menyebabkan keterlambatan, biaya tambahan, hingga kendala pada proses kepabeanan. Saat menyiapkan AWB, perhatikan tips berikut:
Isi data pengirim dan penerima dengan benar: Pastikan nama, alamat, dan informasi kontak pengirim (shipper) dan penerima (consignee) sudah lengkap dan sesuai. Data yang tidak akurat dapat menyebabkan salah kirim atau paket tidak dapat diantarkan.
Jelaskan deskripsi barang secara jelas dan tepat: Tuliskan jenis barang secara detail, termasuk kode HS (Harmonized System) dan nilai barang yang benar, untuk menghindari keterlambatan saat proses bea cukai.
Cantumkan kebutuhan penanganan khusus: Jika ada, beri keterangan penanganan khusus pada kemasan, seperti “Fragile”, “Refrigerate”, atau “Handle with Care”, agar barang tidak rusak selama pengiriman dan transit udara.
Perjelas syarat pengiriman (Incoterms): Sebutkan Incoterms yang disepakati (misalnya FOB, CIF, DDP) untuk memperjelas tanggung jawab biaya dan risiko. Hal ini membantu mencegah kesalahpahaman terkait bea masuk, pajak, dan biaya lainnya.
Periksa kembali sebelum diserahkan: Selalu cek ulang seluruh informasi di AWB sebelum diserahkan ke DHL Express. Pastikan juga semua dokumen pendukung (seperti commercial invoice dan certificate of origin) sudah dilampirkan dan datanya sesuai dengan AWB.
Gunakan electronic air waybill (e-AWB): Jika memungkinkan, gunakan e-AWB untuk mengurangi penggunaan kertas, mempercepat proses, dan meminimalkan risiko kesalahan data.
Pengiriman jadi lebih mudah: Bermitra dengan DHL Express
Memulai pengiriman internasional bisa terasa menantang, terutama bagi pengirim baru. Anda mungkin harus menghadapi dokumen yang rumit seperti air waybill, berbagai aturan impor di tiap negara, serta kebutuhan untuk melacak pengiriman secara andal. Tanpa alat dan informasi yang tepat, pengiriman udara bisa mengalami keterlambatan.
Di sinilah peran mitra logistik tepercaya seperti DHL Express. DHL Express membantu menyederhanakan proses yang kompleks menjadi pengalaman pengiriman yang lebih mudah, cepat, dan efisien. Kami menyediakan layanan logistik internasional yang lengkap untuk memandu Anda di setiap tahap pengiriman.
Kami memahami kekhawatiran para pengirim baru dan memberikan panduan dari para ahli untuk memastikan kepatuhan terhadap peraturan impor serta ketepatan dokumen, termasuk consignment note. Sistem pelacakan pengiriman kami yang canggih juga memberikan visibilitas penuh atas pergerakan kiriman udara Anda, sekaligus memastikan instruksi pengiriman dijalankan dengan benar.
Dengan memilih DHL Express, Anda mendapatkan mitra yang berkomitmen menangani pengiriman internasional Anda secara profesional dan teliti, sehingga Anda bisa lebih fokus mengembangkan bisnis.
Buka akun bisnis DHL Express sekarang dan rasakan pengalaman pengiriman internasional yang lebih praktis, efisien, dan sesuai dengan kebutuhan Anda.
Bagi
