기업을 운영하다 보면 프로젝트 관리부터 고객 응대, 재무, 물류까지 여러 영역을 동시에 챙겨야 합니다. 반복적인 작업과 관리에 많은 시간과 자원이 투입되면 사업 전략이나 새로운 시장 개척에 집중하기 어려워질 수 있는데요. AI와 자동화 도구를 비즈니스에 적용할 수 있는 4가지 영역을 살펴봅니다.
AI와 자동화는 비즈니스를 어떻게 바꿀까?
AI 업무 자동화는 지능형 도구를 활용해 반복적으로 발생하는 프로세스를 처리하는 방식입니다. 사람이 직접 수행하던 단순 작업을 줄이는 것을 넘어 업무의 속도와 정확성을 높이고, 데이터를 분석해 의사결정에 필요한 정보를 얻는 데에도 활용됩니다. 자동화 도구는 정해진 작업을 지속적으로 처리하기 때문에 수작업 과정에서 발생할 수 있는 오류와 정보의 불일치를 줄이는 데 유용합니다. 많은 양의 데이터를 빠르게 분석해 기업이 현재 상황을 파악하고 필요한 판단을 내릴 수 있도록 지원한다는 점도 중요한 특징입니다. 이러한 기술은 프로젝트 관리부터 고객 경험, 재무, 물류까지 다양한 비즈니스 영역에 적용되고 있습니다.
1. AI 워크플로 도구로 일상적인 업무 관리하기
여러 프로젝트를 동시에 진행하다 보면 일정 확인과 업무 배정, 회의 내용 정리처럼 프로젝트 자체보다 이를 관리하는 데 적지 않은 시간이 필요합니다. AI 워크플로 도구는 이러한 관리 과정을 자동화하고 프로젝트의 진행 상황과 필요한 작업을 보다 체계적으로 파악할 수 있도록 지원합니다. 대표적인 도구별 활용 방식은 다음과 같습니다.
| AI 협업 도구별 주요 활용 방식 | |
|---|---|
| 도구 | 주요 활용 방식 |
| Asana | 프로젝트에서 발생할 수 있는 병목 현상을 예측하고 리소스 계획 조정을 제안합니다. 업무 자동 배정과 일정 관리에도 활용할 수 있습니다. |
| Trello | 이메일·채팅 메시지를 실행 가능한 업무 카드로 변환하고 팀의 활동 내용을 요약해 업무 흐름을 파악할 수 있도록 지원합니다. |
| Notion | 회의 내용을 자동으로 정리하고 브랜드의 목소리와 스타일에 맞는 마케팅 콘텐츠를 제작하는 등 다양한 작업에 활용할 수 있습니다. |
기업마다 반복적으로 시간을 소모하는 과정은 다릅니다. 따라서 모든 기능을 한꺼번에 적용하기보다 현재 프로젝트 운영에서 부담이 큰 작업을 파악하고 이에 적합한 도구를 선택하는 것이 중요합니다.
2. AI로 고객에게 맞춤형 경험 제공하기
AI는 기업 내부의 운영뿐 아니라 고객과 소통하는 방식에도 변화를 가져오고 있습니다. 고객의 관심사와 행동을 분석하면 모든 고객에게 같은 정보를 전달하는 대신 개인의 상황에 맞는 경험을 제공할 수 있습니다.
AI 기반 CRM 시스템
AI를 고객관계관리(CRM) 시스템에 적용하면 검색·구매 행동과 같은 고객 데이터를 분석해 마케팅과 영업에 필요한 정보로 전환할 수 있습니다. 예를 들어 고객의 검색 기록을 분석해 관심사를 파악하고 이메일 제목과 인사말을 개인화하거나 관련 제품을 추천할 수 있습니다. 장바구니에 상품을 남겨둔 고객에게 해당 제품의 할인 혜택을 안내하는 방식도 가능합니다. 고객을 관심사와 행동에 따라 세분화하면 각각의 고객에게 적절한 시점에 필요한 메시지를 전달하기도 쉬워집니다. 이를 통해 고객과의 커뮤니케이션을 정교하게 구성하고 구매 전환 가능성을 높일 수 있습니다.
AI 기반 챗봇
AI 챗봇은 고객 문의가 발생하는 다양한 상황에서 활용됩니다. ChatGPT, HubSpot Chatbot, Zendesk와 같은 도구는 제품과 서비스, 정책 등에 관한 자주 묻는 질문에 답변하고 업무 시간 외에도 기본적인 고객 문의에 대응할 수 있습니다. 반복적인 문의를 챗봇이 처리하면 담당자는 보다 복잡한 문제에 집중할 수 있습니다. 배송 데이터와 연결할 경우 고객이 주문한 물품의 현재 배송 현황을 바로 확인할 수 있도록 안내하는 것도 가능합니다. CRM이 고객별로 적합한 정보와 제안을 제공하는 데 초점을 맞춘다면, 챗봇은 고객이 필요한 정보를 원하는 시점에 빠르게 얻을 수 있도록 지원합니다. AI는 이처럼 고객 여정의 여러 접점에서 서로 다른 역할을 수행할 수 있습니다.
3. 재무 프로세스의 정확성과 가시성 높이기
청구서 처리와 비용 추적, 급여 관리처럼 재무 영역에서는 정확한 데이터 처리가 중요합니다. 수작업에 의존하는 과정이 많을수록 입력 오류가 발생하거나 필요한 정보를 취합하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. 재무 자동화 도구를 도입하면 데이터 처리와 보고 과정을 체계화하고 최신 재무 정보를 보다 빠르게 확인할 수 있습니다. 이는 단순히 처리 시간을 줄이는 것뿐 아니라 기업의 재무 상황을 파악하고 다음 의사결정을 내리는 데 필요한 정보를 확보한다는 의미가 있습니다.
대표적인 재무 자동화 도구는 다음과 같습니다.
| AI 재무·회계 도구별 주요 활용 방식 | |
|---|---|
| 도구 | 주요 활용 방식 |
| Solvexia | 재무 데이터 추출과 보고 과정을 자동화하고 분석 기능을 통해 데이터를 의사결정에 활용할 수 있도록 지원합니다. |
| Xero | 청구서 처리, 급여 관리, 세무 관련 업무 등 반복적으로 발생하는 회계 업무를 관리하는 데 활용할 수 있습니다. |
| Microsoft Dynamics 365 Finance | 시나리오 모델링 등의 기능을 활용해 실시간 운영 정보를 재무 전략과 연결할 수 있습니다. |
프로젝트 관리 자동화가 여러 업무의 흐름을 효율적으로 운영하는 데 초점을 맞춘다면, 재무 자동화에서는 정확한 데이터를 필요한 시점에 확보하는 것이 중요합니다. 이를 통해 기업은 현재 재무 상황을 보다 빠르게 파악하고 변화에 대응할 수 있습니다.
4. 디지털 솔루션으로 국제배송 업무 효율화하기
국제배송 업무에서도 다양한 디지털 솔루션을 활용해 발송과 배송 관리 과정을 효율적으로 운영할 수 있습니다. 해외 시장으로 사업을 확장하면 발송량이 증가하고 픽업 예약, 운송장 작성, 배송 현황 확인 등 관리해야 할 업무도 함께 늘어납니다. DHL은 기업의 발송 규모와 운영 환경에 따라 국제배송 업무를 관리할 수 있는 다양한 디지털 솔루션을 제공합니다.
| DHL 국제배송 솔루션별 주요 기능 | |
|---|---|
| 솔루션 | 주요 기능 |
| MyDHL+ | DHL의 대표적인 온라인 발송 솔루션으로 운송장 작성, 픽업 예약, 추적, 세관 문서 생성 등 국제배송에 필요한 업무를 온라인에서 관리할 수 있습니다. |
| DHL Express Commerce(DEC) | 아마존, 이베이, 쇼피파이와 같은 주요 쇼핑몰 플랫폼에 DHL Express 배송 옵션을 연동해 이커머스 주문과 배송 업무를 관리할 수 있도록 지원합니다. |
| API | 기업의 웹사이트, 고객 서비스 애플리케이션, 주문 처리 시스템 등에 DHL의 발송 기능을 통합해 주문과 배송 업무를 기존 시스템 안에서 연결할 수 있습니다. |
MyDHL+가 웹에서 직접 국제배송 업무를 처리하는 데 적합하다면, DEC는 이커머스 플랫폼과 배송을 연결하고 API는 기업이 사용하고 있는 자체 시스템에 DHL의 발송 기능을 통합하는 방식입니다. 기업은 발송 규모와 판매 채널, 기존 시스템 환경에 맞는 디지털 솔루션을 활용해 국제배송 업무를 보다 체계적으로 운영할 수 있습니다.
업무 효율화를 넘어 비즈니스 성장에 집중하기
AI와 자동화 도구, 디지털 솔루션을 활용하는 목적은 모든 업무를 기술로 대체하는 것이 아닙니다. 반복적인 작업과 관리에 투입되는 부담을 줄이고, 기업이 더 중요한 업무에 집중할 수 있는 여력을 만드는 데 의미가 있습니다. 프로젝트 관리와 고객 응대, 재무 업무는 AI와 자동화 도구를 통해 효율을 높이고, 국제배송은 디지털 솔루션을 활용해 보다 체계적으로 운영할 수 있습니다. 이를 통해 기업은 일상적인 운영 업무에 투입되는 시간과 자원을 줄일 수 있습니다.
기업이 확보한 시간과 정보, 운영 역량을 사업 확장과 새로운 시장 개척에 활용한다면 자동화는 단순한 업무 효율화를 넘어 변화에 유연하게 대응하고 지속적으로 성장할 수 있는 비즈니스 기반이 될 수 있습니다.
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