Hướng dẫn gửi hộ chiếu đi nước ngoài với DHL Express

Nội dung chính

●        Cách DHL bảo vê hộ chiếu trong suốt hành trình

●        Hệ thống bảo mật của DHL Express

●        Các bước chuẩn bị trước khi gửi hộ chiếu 

●        Gửi hộ chiếu cần giấy tờ gì

●        Quy định gửi hộ chiếu theo từng quốc gia

●        Gửi hộ chiếu với DHL: Hướng dẫn từng bước

Dù Quý khách đang làm hồ sơ visa, gia hạn hộ chiếu từ nước ngoài hay xử lý giấy tờ quốc tế cho khách hàng, nhu cầu gửi hộ chiếu đi nước ngoài ngày càng phổ biến. Tuy nhiên, đây cũng là một trong những loại giấy tờ quan trọng nhất — khiến nhiều người lo lắng về rủi ro thất lạc, chậm trễ hoặc thiếu an toàn trong quá trình vận chuyển.

Với kinh nghiệm vận chuyển quốc tế lâu năm, DHL Express mang đến giải pháp gửi hộ chiếu qua DHL an toàn, nhanh chóng và được tin cậy trên toàn cầu. Từ hệ thống kiểm soát nghiêm ngặt, chuyên môn về hải quan đến quy trình xử lý chuyên biệt cho tài liệu quan trọng, DHL giúp đảm bảo hộ chiếu của Quý khách được giao đến đúng nơi, đúng thời gian và trong tình trạng nguyên vẹn.

Trong bài viết này, Quý khách sẽ được hướng dẫn chi tiết từng bước cách gửi hộ chiếu đi nước ngoài — từ chuẩn bị, giấy tờ cần thiết, đến quy trình vận chuyển — phù hợp cho cả cá nhân và doanh nghiệp.

DHL Express bảo vệ hộ chiếu như thế nào trong suốt quá trình gửi

Bao bì niêm phong

Khi gửi hộ chiếu đi nước ngoài, yếu tố an toàn bắt đầu ngay từ thời điểm bàn giao. DHL Express sử dụng phong bì cứng, có khả năng niêm phong tài liệu tại tất cả các Điểm giao dịch. Loại phong bì này được thiết kế đặc biệt để: Ngăn chặn việc mở hoặc can thiệp trái phép, hạn chế hư hỏng trong quá trình vận chuyển và bảo vệ tài liệu khỏi các tác động bên ngoài. Sau khi niêm phong, phong bì sẽ không thể mở ra mà không để lại dấu hiệu. Điều này giúp cả người gửi và người nhận yên tâm rằng hộ chiếu sẽ được giữ nguyên trạng cho đến khi giao thành công.

Đây là giải pháp phù hợp cho các loại giấy tờ quan trọng như hộ chiếu, đảm bảo được bảo vệ xuyên suốt hành trình vận chuyển.

Trung Tâm Kiểm Soát Chất Lượng Hàng Hóa (AQCC)

Tất cả các lô hàng nhạy cảm, bao gồm hộ chiếu, đều được xử lý tại các Trung tâm Kiểm soát Chất lượng Hàng hóa (AQCC) của DHL. Các trug tâm chuyên biệt này được thiết kế để quản lý và bảo vệ các lô hàng cần vận chuyển gấp và có tính bảo mật cao.

Tại đây, mỗi lô hàng sẽ trải qua:

• Chụp X-quang để phát hiện vật thể lạ hoặc dấu hiệu can thiệp
• Kiểm tra thủ công bởi nhân sự được đào tạo chuyên sâu
• Hệ thống giám sát 24/7 theo dõi toàn bộ quá trình xử lý

Hộ chiếu sẽ được ưu tiên xử lý trong hệ thống này, đảm bảo mức độ kiểm soát và an toàn cao nhất.

Giao hàng tận tay người nhận

DHL duy trì chuỗi kiểm soát xuyên suốt đến khâu giao hàng cuối cùng. Bưu kiện không bao giờ bị bỏ lại không có người trông coi. Nhân viên giao hang sẽ giao trực tiếp tới tay người nhận và lấy chữ ký của người nhận. Điều này ngăn chặn việc giao hàng trái phép và đảm bảo khả năng truy suất nguồn gốc đầy đủ, đặc biệt khi lô hàng có các loại giấy tờ liên quan đến du lịch, nhập cư hay các thủ tục của chính phủ. 

Hệ thống bảo mật của DHL Express

Quy trình xử lý nội bộ bởi nhân sự chuyên trách

Không giống như các đơn vị vận chuyển phải phụ thuộc vào đại lý của họ. Toàn bộ quá trình gửi hộ chiếu qua DHL được thực hiện nội bộ, không qua bên thứ ba. Từ khâu thu gom đến giao hàng, chỉ có nhân viên DHL mới được xử lý lô hàng của bạn. Các nhân viên này phải trải qua quá trình dào tạo chuyên biệt và kiểm tra an ninh, đặc biệt khi xử lý các tài liệu nhạy cảm về thời gian.

Điều này giúp giảm đáng kể nguy cơ sai sót, thất lạc hoặc chậm trễ. Nó cũng đảm bảo DHL chịu trách nhiệm giải trình cho mọi quy trình.

Theo dõi đơn hàng theo thời gian thực

Nền tảng gửi hàng online MyDHL+ của DHL mang lại khả năng minh bạch hoàn toàn trong suốt hành trình vận chuyển, giúp Quý khách theo dõi quá trình gửi hộ chiếu đi nước ngoài từ thời điểm được nhận đến khi giao thành công.

Các tính năng chính bao gồm:

• Cập nhật trạng thái lô hàng theo thời gian thực tại từng chặng
• Biết trước thời gian giao hàng dự kiế
• Nhận thông báo qua SMS hoặc email
•  Theo dõi tiến trình thông quan 

Dù gửi hộ chiếu qua DHL với tư cách cá nhân hay gửi cho khách hàng, hệ thống này giúp Quý khách chủ động theo dõi, giảm thiểu lo lắng và hỗ trợ phối hợp kịp thời ở cả hai đầu gửi – nhận.

Giao hàng có xác nhận từ người nhận

Khi hộ chiếu đến nơi, DHL Express sẽ ghi nhận chữ ký điện tử của người nhận. Thông tin này sẽ được cập nhật trên hệ thống MyDHL+ hoặc được gửi qua email hay SMS (nếu được yêu cầu), giúp cả người gửi và người nhận xác nhận giao hàng thành công theo thời gian thực.

Điều này đặc biệt quan trọng đối với các trường hợp gửi hộ chiếu liên quan đến lịch hẹn đại sứ quán, thời hạn đi nước ngoài hoặc các thủ tục hành chính quan trọng.

Những lưu ý quan trọng khi chuẩn bị gửi hộ chiếu đi nước ngoài

Việc gửi hộ chiếu đi nước ngoài cần được chuẩn bị cẩn thận về đóng gói và dán nhãn để đảm bảo tài liệu đến nơi an toàn, không bị chậm trễ. Dưới đây là những hướng dẫn quan trọng giúp Quý khách thực hiện đúng cách.

Sử dụng túi bảo vệ bên trong trước khi niêm phong

Trước khi đặt hộ chiếu vào phong bì niêm phong của DHL Express, hãy cho hộ chiếu vào một túi nhựa mỏng hoặc túi zip. Lớp bảo vệ này giúp hạn chế ẩm, trầy xước hoặc cong gập trong quá trình vận chuyển. DHL không cung cấp túi này, vì vậy Quý khách cần tự chuẩn bị. 

Tránh sử dụng bìa hồ sơ dày, ví hoặc các loại bọc nhiều ngăn vì có thể gây khó khăn khi kiểm tra hải quan và làm chậm quá trình gửi passport đi nước ngoài.

Chọn bao bì bên ngoài phù hợp

Luôn sử dụng phong bì cứng, chống can thiệp để bảo vệ hộ chiếu khỏi hư hỏng. Các loại phong bì mềm hoặc có đệm không phù hợp vì không đủ độ cứng và có thể không đáp ứng tiêu chuẩn kiểm tra an ninh.

Khi gửi hộ chiếu qua DHL, tài liệu sẽ được đặt trong phong bì chuyên dụng do DHL cung cấp tại Điểm dịch vụ hoặc khi tạo lô hàng qua MyDHL+. Loại bao bì này được thiết kế riêng để bảo vệ tài liệu quan trọng trong suốt quá trình vận chuyển.

Ghi nhãn đầy đủ và rõ ràng

Thông tin chính xác và dễ đọc là yếu tố quan trọng để đảm bảo thông quan nhanh và giao hàng thành công. Đảm bảo Quý khách:

• Sử dụng đầy đủ họ tên pháp lý của người gửi và người nhận
• Cung cấp số điện thoại và email hợp lý
• Ghi đầy đủ địa chỉ, bao gồm mã bưu chính
• Sử dụng nhãn in hoặc chữ in hoa rõ ràng

Lưu ý: Đảm bảo tên trên hộ chiếu trùng khớp với tên người nhận để tránh vấn đề khi làm thủ tục hải quan.

Tránh các lỗi đóng gói gây chậm trễ

Việc đóng gói sai hoặc thêm các vật phẩm không liên quan có thể khiến lô hàng bị chậm trễ hoặc từ chối. Để giảm thiểu rủi ro:

• Không kèm thêm tài liệu khác nếu không thực sự cần thiết
• Không gửi kèm quà tặng hoặc vật phẩm cá nhân
• Tránh chữ viết tay khó đọc hoặc thiếu thông tin
• Luôn khai báo đúng là “tài liệu cá nhân” khi gửi hộ chiếu

Hồ sơ cần chuẩn bị khi gửi hộ chiếu đi nước ngoài

Mã vận đơn (AWB)

AWB là mã vận đơn duy nhất và là tài liệu chính dùng để theo dõi và thông quan khi gửi hộ chiếu qua DHL. Thông tin cần có bao gồm:

• Thông tin người gửi: Họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ đầy đủ
• Thông tin người nhận: Họ tên, số điện thoại, email, địa chỉ nhận hàng
• Chi tiết lô hàng: Khối lượng, kích thước, mô tả nội dung (ví dụ: “hộ chiếu phục vụ làm visa”)
• Mã vạch theo dõi: Để quét tại mỗi điểm trung chuyển
• Số tài khoản thanh toán DHL: Số tài khoản DHL hợp lệ chịu trách nhiệm thanh toán phí vận chuyển

Khi điền AWB, cần đảm bảo tất cả thông tin chính xác và rõ ràng để tránh chậm trễ khi gửi passport đi nước ngoài.

Hóa đơn thương mại

Trong một số trường hợp, khi gửi hộ chiếu đi nước ngoài, bạn vẫn cần cung cấp hóa đơn thương mại dù đây là hàng phi thương mại.

Trong trường hợp này, hóa đơn cần bao gồm các thông tin:

Mô tả hàng hóa:

• Sử dung cụm từ: “Tài liệu cá nhân – hộ chiếu (không mua bán)”
• Cách ghi này giúp thể hiện rõ rằng mặt hàng không nhằm mục đích thương mại, từ đó tránh phát sinh các loại thuế hải quan không cần thiết.

Giá trị khai báo:

•  Khai báo giá trị là 0 USD hoặc giá trị tương đương bằng nội tệ. Điều này giúp tránh việc lô hàng bị phân loại nhầm là hàng hóa có giá trị thương mại.

Mã HS (Harmonized Tariff Code – HTC):

• Sử dung mã HS tiêu chuẩn cho tài liệu nhận dạng cá nhân (ví dụ: “9301.90”, tùy theo quy định phân loại hải quan của từng quốc gia). DHL có thể hỗ trợ xác định mã phù hợp cho điểm đến của bạn.

Thông tin người gửi và người nhận:

•  Họ tên đầy đủ, thông tin liên hệ và địa chỉ nhận/gửi phải trùng khớp với thông tin trên vận đơn (Air Waybill).

Lý do xuất khẩu:

•  Cần nêu rõ mục đích, ví dụ: “gửi lại hộ chiếu để làm visa” hoặc “gửi hộ chiếu để gia hạn”.

Điều kiện thương mại (Incoterms):

•  Thường sử dụng  “DAP – Giao tại nơi đến”, nghĩa là người nhận không chịu trách nhiệm thanh toán thuế hoặc phí.

Các thông tin bắt buộc khác:

• Ngày phát hành hóa đơn
• Mã vận đơn (Air Waybill)
• Quốc gia xuất xứ
• Mã hàng hóa (nếu áp dung)
• Trọng lượng đơn vị và tổng trọng lượng tịnh
• Tổng giá trị khai báo (0 USD đối với lô hàng hộ chiếu)

Việc cung cấp đầy đủ các thông tin trên giúp cơ quan hải quan xử lý lô hàng chính xác, đồng thời giảm thiểu rủi ro chậm trễ hoặc phân loại sai.

Giấy tờ bổ sung

Tùy vào quốc gia nhận, Quý khách có thể cần thêm:

• Bản sao giấy tờ tùy thân (CMND/CCCD/hộ chiếu)
• Giấy xác nhận lịch hẹn visa
• Giấy ủy quyền (nếu gửi thay người khác)

Lưu ý: Nếu chưa rõ gửi hộ chiếu cần chuẩn bị những giấy tờ gì, hãy kiểm tra trước hoặc liên hệ DHL để được tư vấn.

Quy định gửi hộ chiếu theo từng quốc gia

Phân loại hộ chiếu

Ở hầu hết quốc gia, hộ chiếu được xem là tài liệu. Tuy nhiên, một số nơi có thể phân loại như hàng hóa, dẫn đến yêu cầu kiểm tra và hồ sơ phức tạp hơn.

Sự khác nhau này có thể ảnh hưởng đến:

• Thời gian thông quan
• Yêu cầu hóa đơn
• Khai báo giá trị hải quan

Các quốc gia hạn chế

Do lệnh cấm hoặc luât nhập khẩu của địa phương, DHL Express không hỗ trợ gửi hộ chiếu đến các quốc gia sau:

• Triều Tiên
• Syria
• Nga
• Iran
• Sudan
• Cuba
• Khu vực Crimea

Việc gửi đến các quốc gia này có thể bị từ chối hoặc hoàn trả.

Số lượng hộ chiếu mỗi lô hàng

Thông thường, mỗi vận đơn chỉ áp dụng cho 1 hộ chiếu. DHL chỉ nhận gửi nhiều hơn 1 hộ chiếu trong các trường hợp ngoại lệ như:

• Là công ty du lịch hoặc dịch vụ visa
• Có giấy ủy quyền và danh sách người sở hữu

Gửi nhiều hộ chiếu trong một lô hàng nếu không đủ giấy tờ có thể bị trì hoãn hoặc từ chối.

Cách gửi hộ chiếu với DHL Express: Hướng dẫn từng bước

Dù Quý khách cần gửi hộ chiếu cho mục đích cá nhân hay công việc, DHL Express cung cấp hai cách thuận tiện để bắt đầu: đặt gửi hàng online qua MyDHL+ hoặc đến trực tiếp Điểm dịch vụ DHL Express. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng phương thức và những gì Quý khách cần chuẩn bị trong quá trình gửi.

Tạo đơn online qua MyDHL+

MyDHL+ là nền tảng gửi hàng toàn diện của DHL, cho phép Quý khách tạo và quản lý các lô hàng quốc tế mọi lúc, mọi nơi.

Các bước thực hiện:

1. Đăng nhập hoặc tạo tài khoản MyDHL+ tại mydhl.express.dhl
2. Chọn loại hàng “Documents” – giúp đảm bảo hộ chiếu được phân loại và xử lý đúng cách
3. Nhập thông tin người nhận – bao gồm họ tên đầy đủ, số điện thoại, email và địa chỉ chi tiết
4. Tải lên các giấy tờ cần thiết (nếu có) – một số quốc gia có thể yêu cầu bản scan giấy tờ tùy thân, hồ sơ visa hoặc hóa đơn
5. Chọn phương thức giao – gửi tại Điểm dịch vụ DHL gần nhất hoặc đặt lịch lấy hàng tận nơi
6. Thêm các dịch vụ bổ sung như bảo hiểm, thông báo qua email/SMS và ký nhận khi giao hàng

Lưu ý: MyDHL+ cũng cho phép Quý khách theo dõi đơn hàng theo thời gian thực, tra cứu hướng dẫn hải quan và sử dụng mẫu gửi hàng có sẵn nếu gửi thường xuyên

Gửi trực tiếp tại Điểm dịch vụ DHL Express 

Nếu Quý khách cần hỗ trợ trực tiếp, có thể đến bất kỳ Điểm dịch vụ DHL Express gần nhất để gửi hộ chiếu.

Quý khách cần mang theo:

• Giấy tờ tùy thân hợp lệ (ví dụ: CMND/CCCD hoặc hộ chiếu)
• Hộ chiếu đã được đặt trong túi bảo vệ (túi zip hoặc túi nhựa)
• Các giấy tờ liên quan (ví dụ: hồ sơ visa hoặc hóa đơn nếu có)

Các dịch vụ DHL hỗ trợ tại Điểm dịch vụ:

• Nhân viên hỗ trợ điền biểu mẫu và đóng gói
• Cung cấp phong bì niêm phong của DHL
• Tư vấn lựa chọn dịch vụ và phương thức giao hàng phù hợp

Thời gian giao hàng và bảo hiểm tùy chọn

DHL Express cung cấp dịch vụ vận chuyển quốc tế nhanh chóng và đáng tin cậy cho các tài liệu quan trọng như hộ chiếu. Thời gian giao hàng tham khảo:

• 1–2 ngày làm việc khi gửi đến khu vực châu Á (ví dụ: Malaysia, Hong Kong)
• 2–4 ngày làm việc khi gửi đến hầu hết các quốc gia châu Âu
• 3–5 ngày làm việc khi gửi đến Mỹ và Canada

Lưu ý rằng thời gian có thể thay đổi tùy thuộc vào quá trình thông quan tại quốc gia nhận. Với các lô hàng khẩn cấp, Quý khách có thể lựa chọn dịch vụ giao hàng theo thời gian cam kết.

Mặc dù hộ chiếu không có giá trị thương mại, đây vẫn là tài liệu cá nhân quan trọng. DHL Express cung cấp tùy chọn bảo hiểm để đảm bảo sự an tâm. Bảo hiểm này có thể hỗ trợ chi phí liên quan đến việc cấp lại hộ chiếu trong trường hợp thất lạc, bao gồm phí hành chính hoặc phí cấp lại.

• Mức phí bảo hiểm sẽ khác nhau tùy theo điểm đến và giá trị khai báo
• Có thể đăng ký khi tạo đơn trên MyDHL+ hoặc tại DHL Service Point
• Một số quốc gia có thể hạn chế bảo hiểm cho giấy tờ cá nhân — Quý khách nên kiểm tra trước với DHL

Kết hợp giữa tốc độ vận chuyển và tùy chọn bảo hiểm, DHL Express giúp đảm bảo hộ chiếu của Quý khách được giao đến nơi an toàn và đáng tin cậy.

Đối tác tin cậy cho vận chuyển tài liệu quốc tế

Việc gửi hộ chiếu đi nước ngoài không chỉ cần nhanh mà còn đòi hỏi độ chính xác, tuân thủ và bảo mật tuyệt đối. Đối với cả cá nhân và doanh nghiệp, việc lựa chọn đối tác vận chuyển phù hợp là yếu tố then chốt.

DHL Express cung cấp giải pháp toàn diện cho vận chuyển hộ chiếu quốc tế, với hệ thống đóng gói chuyên biệt, quy trình kiểm soát xuyên suốt và chuyên môn sâu về hải quan toàn cầu. Từ đại sứ quán, trung tâm visa đến nhu cầu cá nhân, DHL hiểu rõ mức độ quan trọng của từng lô hàng và luôn đảm bảo vận chuyển ổn định, đáng tin cậy.

Bằng cách áp dụng các hướng dẫn trong bài viết này, Quý khách có thể giảm thiểu rủi ro, đảm bảo tuân thủ quy định và bảo vệ tài liệu quan trọng trong suốt quá trình vận chuyển.

Nếu cần thêm hỗ trợ hoặc tư vấn theo từng quốc gia, hãy liên hệ DHL Express hoặc bắt đầu tạo lô hàng ngay trên MyDHL+.

Đến Điểm Dịch Vụ gần nhất để trải nghiệm dịch vụ trực tiếp tốt nhất và được tư vấn ngay tại cửa hàng

Liên hệ đội ngũ kinh doanh của chúng tôi khi có nhu cầu gửi hàng gấp

Đặt vận chuyển trực tuyến